"Hayatımız Proje"

  

Entegre Değişiklik Kontrolünün Gerçekleştirilmesi

Projenin başından sonuna kadar yürütülen Entegre Değişiklik  Kontrolünün Gerçekleştirilmesi süreci, birincil olarak proje yöneticisinin sorumluluğundadır.

 

Proaktif yaklaşım sergileyen proje yöneticisi, projeye değişiklik talebi oluşturabilecek kök nedenleri inceleyip bulacak ve mümkünse kaynağında çözüm üreterek değişiklik talebi ihtiyacını giderecektir. Proje yöneticisinin tüm bu çabasına rağmen değişiklik talepleri oluşmaya devam edecektir.

 

Projede paydaşlardan herhangi birinden gelen değişiklik talebi yazılı ya da sözlü olabilir. Her iki halde de yapılacak ilk iş değişiklik talebinin yazılı olarak kayda alınmasıdır. Gelen tüm değişiklik talepleri Entegre Değişiklik  Kontrolünün Gerçekleştirilmesi sürecinde değerlendirilerek kabul ya da ret edilir.

 

 

Kaydet, anla ve etkiyi incele

Proje yöneticisi gelen değişikliği kayda almalı ve projeye olan etkisini değerlendirmelidir. Etkiyi değerlendirebilmek için önce değişiklik gereksinimi iyi anlaması gerekecektir. Proje yöneticisi değişiklik talebine neden olan ihtiyacı tam olarak anladıktan sonra projenin kısıtlarına, zamana, kapsama, bütçeye, risklere, kaliteye ve diğer unsurlarına olan etkisini değerlendirerek tanımlamalıdır. Örneğin: "Bu değişiklik talebinin uygulanması durumunda proje 2 hafta uzayacak ve bütçe 50.000 ₺ artacaktır."

 

 

Seçenekler üret

Proje yöneticisi değişikliğin nasıl uygulanabileceği konusunda alternatifler üretmelidir. Değişikliğin uygulamak için gerekli proje değişiklikleri onaya sunulmak üzere alternatifli olarak hazırlanmalıdır.

 

 

Onaya sun

Proje yöneticisi tanımlanan yetki sınırları içindeki değişiklikler için kararı kendisi verecek ve Değiklik Kontrol Kurulu'na değişiklik talebini götürmeyecektir. Proje yönetim temel çizgiler ve başlatma belgesi gibi unsurları etkileyen değişikliler proje yöneticisinin yetki sınırları dışında kalacak ve proje yöneticisi tarafından Değişiklik Kontrol Kurulu'na sunulacaktır. Değişiklik Kontrol Kurulu değişiklik talebinin uygulanmasına ilişkin olarak sunulan seçeneklerden birini seçerek değişiklik talebini kabul edecek ya da ret edecektir.

 

 

Değişiklik kaydını güncelle

Karar ne olursa olsun değişiklik kaydı güncellenerek karar gerekçeleriyle birlikte kayda alınır.

Kabul edildiyse proje planını ve etkilenen proje dokümanlarını güncelle

Onaylanan seçeneğe göre proje planı, etkilenen proje dokümanları ve etkilendilerse temel çizdiler güncellenir. Proje çalışmaları artık güncellenmiş olan bu plana göre yürütülecektir.

 

 

Kararı paydaşlara bildir

Değişiklik talebine ilişkin kararın sonucu ilgili tüm paydaşlara bildirilir ve yapılandırma yönetim planının gerektirdiği gibi tüm proje paydaşlarının aynı proje doküman sürümlerinde çalışması sağlanır.

 

 

Projeyi güncellenmiş plana göre yönet

Proje artık güncellenmiş olan yeni plana göre yönetilmeye başlanır.

Değişiklik taleplerinin gerçek kök nedenlerine inildiğinde proje yöneticisinin yeterince iyi planlama yapmadığı görülmektedir. Her değişikliğin tam anlamıyla planlanması, yürütülmesi ve izlenmesi gereklidir. Her değişiklik yeni gereksinimler ürettiği gibi yeni paydaşlar ve yeni riskler gibi yeni unsurlar da üretebilir. Bunların eksiksiz belirlenip tüm projeye etkisinin değerlendirilmesi ve onaylanan değişikliğin proje planına bütünleştirilerek yeni planın hayata geçirilmesi başarılı değişiklik yönetimi için gereklidir.

Entegre Değişiklik  Kontrolünün Gerçekleştirilmesi süreci PMP sınavında Proje Entegrasyon Yönetimi bilgi alanının çok sorgulanan konulardandır. Bu nedenle değişiklik kontrol sürecinin iyi anlaşılması sınavdaki başarınız açısından da önem taşımaktadır. Sınavda sık karşılaşılan "İlk olarak yapılması gereken nedir?" türü sorularda yanıt sürecin neresinde olunduğuna göre değişiklik gösterecektir. Bu nedenle soruda anlatılan senaryoda sürecin hangi aşamasında olunduğunun doğru anlaşılması gerekir.

 

www.gercelman.gen.tr