"Hayatımız Proje"

  

Biz projeden ne anlıyoruz?

Günlük hayat içerisinde hepimizin çok defa kullanıdığı bir sözcük proje…Peki proje sözcüğünü kullanırken hepimiz aynı anlamı mı yüklüyoruz? Gerçekte proje için yapılmış dünyaca kabullenilen tanım nedir? Hiç düşündünüz mü sabah evden işe gitmek için yaptığınız hazırlık süreci proje olabilir mi?

 

Öncelikle bir hikaye ile başlayalım. Zincirlikuyuda işyerimdem çıktıktan sonra mecidiyeköye gitmek istediğim bir gündü. Çok az bir vaktim kaldığı için hızlıca bir taksiye binerek gitmek istedim. Hemen bir taksi bulup bindim. Mecidiyeköy dememle birlikte taksici bir cevapla beni şaşkına çevirdi.

 

“Hemen bir proje plan yapalım.”

 

Sonra düşündüm peki proje nedir, kapsam ne olmalı? Bana göre proje olarak değerlendirilmeyecek kadar basit ve rutin bir iş neden taksici için proje anlamını taşıyordu ve aslında taksici proje derken teknik tanıma göre de hata yapmıyordu.

 

PMI® tarafında yapılan tanımı ile;

 

Proje, benzersiz bir ürün, hizmet ya da sonuç yaratmak için yürütülen geçici bir girişimdir. (PMBOK®-Guide)

 

Şimdi sırası ile tanımda yer alan kavramlara bakalım.

 

Benzersiz bir üründen kastedilen yapılacak olan çalışmanın kendisine özgü olmasıdır. Örneğin bir konut inşaatı daha önce aynısı yapılmış olsa bile bir proje olarak ele alınabilir. Çünkü önceki örneklerine göre en azından konum olarak farklılık gösterecektir.

 

Projelerle birlikte amaç ortaya bir ürün/hizmet veya sonuç koymaktır. Bir yerleşim planı şemasının oluşturulması çalışmasının proje olabileceği gibi, bir konser organizasyonu da proje olabilir.

 

Projelerin kesin başlangıç ve bitiş tarihleri vardır. Bu ise projelerin geçici çalışmalar olduğunu belirtir. Projelerin geçici çalışmalar olması sürelerinin kısa olduğu anlamına gelmez. Bazı projeler yıllarca sürebilecektir.

 

Proje yönetimi ile ilgili en yaygın yaklaşım olan PMBOK®-Guide rehberine göre bir projede çok fazla kişi rol almaktadır. Projeniz birden fazla ülkeyi ve bu ülkelerdeki farklı ekip üyelerini kapsayabilir. Genelde çok büyük tutarlarda bütçeleri bulunmaktadır. PMI® tarafından gerçekleştirilen Project Management Professional® sertifikası sınavında da genel yaklaşımın proje denildiğinde büyük bir çalışmanın kastedildiği şeklinde olduğunu da burada belirtelim.

 

Siz çok detaylı olarak düşünürseniz her sabah hazırlık süreciniz en azından hareket boyutunda farklılık göstereceği için benzersiz olabilir. Belirli bir uyanma zamanınız ve belirli bir evden çıkış zamanınız vardır. Sonuç itibariyle bu çaba geçicidir. Bu durumda çok küçük zaman dilimlerini ele alan bir kapsama sahipsek bu bir proje olabilir.

Diğer taraftan küçük detayları gözardı ederek bakan bir kişi her sabah rutin olarak uyanıp işe gitmek için hazırlık yaptığını belirtiyorsa ve bu işlerde bir farklılık olmadığını düşünüyorsa bu durumda bu çalışma bir operasyonel işlemdir. Çünkü operasyon sürekli tekrar eden aynı kapsamlı işleri içermektedir.

 

İşte tam da bu noktada proje denildiğinde farklı algıların oluşması ile ilgili karmaşa ortaya çıkmaktadır. Temel değerlendirme noktası sizin kriteleriniz olacaktır. Çalıştığınız yerde bir çalışmanın proje olması için gerekli kriterlerin neler olduğunun belirtilmesi bu karmaşayı önleyecektir.

 

Bu durumda bir çalışmanın proje olarak yönetilmesi için tanımda belirtilen kriterler dışında süre, maliyet, kaynak kullanımı, kalite gereksinimleri ve kapsam büyüklüğü vb gibi farklı kriterler kullanabilirsiniz. İşte bu kriterler proje denildiğinde ortak bir kavramın algılanmasını sağlayacaktır. Proje yönetimi gibi bir kültürde en çok zaman alan konunun iletişim olduğunu da düşünürsek sözcüklere yüklediğimiz anlamın aynı olmasının iletişim hatalarını azaltacağını ve bunun ne kadar önemli olduğunu da anlamış oluruz.

 

Bu kriterlerin içerikleri her işletmede farklı bir şekilde olabilir. Bu durumda her işletmeye göre proje tanımı farklılaşmış mı olacak? Kesinlikle hayır, proje tanımı genel tanımdan öte gitmeyecek, fakat bizim için ifade edilen çalışmanın detayları kriterler tarafından belirlenecek. Ayrıca kriterlerinizi göstererek bu farklılıklarımızı da kolayca ifade edebileceğiz. Sonuç olarak tüm kriterler ana tanımın etrafında toplanacaktır.

Bu sayede projeleri farklı sınıflar altında toplamak da mümkün olacaktır. Bu durumda küçük, orta, büyük ölçekli vb. şeklinde projeler için farklı sınıflandırmalar da ortaya konulabilecek ve proje sözcüğü ile kapsamı net olarak belirtme imkanına sahip olabileceğiz.