"Hayatımız Proje"

Projelerde Tedarik Sözleşmelerini Nasıl Yönetiyoruz?

Tedarikçiler kimi projelerde oldukça önemli roller üstleniyorlar. Bu tip projelerde işlerin tedarikçilere teslim ediliş süreci ön plana çıkıyor. Sözleşme imzalanana kadar geçen sürecin iyi yönetilmesi, doğru ve yetkin kişilerin görüşmelerde yer alması gerekiyor. Projenin hem müşterinin, hem de tedarikçinin çıkarlarını gözeten bir anlayışla şekillendirilmesi projenin nihai başarısında önemli unsurlardan birisi haline geliyor.

 

Müşteri tedarikçi ile masaya oturup görüşmelere başladığında aslında tedarikçi tarafında da bir projeyi başlatıyor. Bu projenin de doğal olarak bir yöneticisi, hedefi, zaman, kaynak planları, bütçesi olması gerekiyor. Müşterinin tedarikçi tarafında yürütülen bu yapının farkında olması, bu projenin ana proje ile tam bir uyum içerisinde olgunlaşmasına bilinçli destek vermesi, projenin başarısında önemli rol oynuyor.

 

Müşteri ile tedarikçi arasında yaratılmaya çalışılan bu kazan-kazan ilişkisinde kimin daha ağırlıklı bir rol üstlenmesi gerektiğini ise çoğunlukla koşullar belirliyor. Projenin niteliği, müşteri ve tedarikçinin konu hakkındaki uzmanlık seviyeleri, sektörlerindeki konumları, şirket boyutları kimi zaman tedarikçiyi ön plana çıkarıyor. Bu durumda ise süreci yöneten müşteriden ziyade tedarikçi oluyor.

 

Niyetler ne kadar iyi olursa olsun, aynı girişimden kazanç elde etmeye çalışan iki farklı şirketin (müşteri ve tedarikçi) varlığı bu süreci zorlu kılıyor. Süreçte yaşanan bazı zafiyetler ise riskleri artırıyor. Bunlara birkaç örnek;

 

- Müşterinin projesine hakim olamaması, ne istediğini tam ifade edememesi:

Bu her koşulda vahim bir durum. Tedarikçinin de bu durumu fark edememesi her iki tarafın kol kola başarısızlığa yürümesine neden olabilir.

 

- Müşterinin bir proje yönetim metodolojisi olmadan projeyi yönetmesi:

Başlatma ve planlama aşamasında müşteri tarafından hazırlanması gereken bilgi ve belgeler oluşturulmadan tedarikçi ile sözleşme yapılmaya çalışılması çoğu kez tedarikçi tarafında adı konmamış ilave çalışmaları gerektirir. Tedarikçi bu zorunlu çalışmaları ya müşteriye destek vererek, ya da doğrudan kendisi üstlenerek oluşturmaya çalışır. Bu iyi niyetli çabalar çoğu kez projeyi kurtarmaya yeterli olmaz.

 

- Sözleşme görüşmelerinde tedarikçi tarafında projeyi yürütecek kişilerden kimsenin yer almaması:

Sözleşme görüşmelerinde tedarikçiyi genellikle satış ve pazarlama ekibinden kişiler temsil eder. Satış ekibinin tedarikçi tarafında projeyi yürütecek olan kişi veya kişileri görüşmelere dahil etmesi, etkin bir iletişim içinde olması beklenir. Bu iletişimin kurulmadığı durumlarda tedarikçi şirket içinde dahi, satışı gerçekleştiren ve projeyi yürütecek departmanlar arasında anlaşmazlık yaşanabilir. Bu anlaşmazlığın projeye olumsuz yansıması kaçınılmazdır. Şirketlerdeki performans değerlendirme sistemlerindeki zafiyetler bu tip olumsuz durumların yaşanmasına zemin yaratabilir.

 

Özetlemek gerekirse, projeye ve koşullara hakim olmadan, büyük resmi görmeden, tarafları değerlendirmeden sözleşmelere imza atmak risklidir. Tedarik yönetim planı olmadan başlanan bir projede her iki taraf da zaman, itibar ve para kaybetmeye hazırlıklı olmalıdır.