"Hayatımız Proje"

İk Yöneticileri, Proje Yöneticilerini Seçerken Nelere Dikkat Etmeli »

Günümüzde bilindiği gibi firmaların yaptığı işlerin çoğu proje olarak nitelendirilmektedir. Projeler, başlangıcı ve bitişi tanımlı olan, bir defada yapılan işlere denilmektedir. Operasyonlar gibi süreklilik arz etmezler. Projeler önceden yapılmayan işleri de içerdiğinden yapısı itibariyle belirsizlik içerir ve bu da projelerin operasyonlara göre riskli taraflarıdır. İşletmeler belli bir ürünü sürekli üretmekte olduğu gibi operasyon işlerini ya da yeni ürün geliştirme, mevcut sistemleri iyileştirme gibi proje işlerini yaparlar. Projeler önceden yapılmayan işleri içerdiğinden proje işlerinin planlanması başarı için şarttır. Planlama belirsizliğin yönetiminde ve proje işlerinin takibinde elimizdeki en önemli araçtır. Projeler yapıları itibariyle dinamiktirler. Hiçbir proje planı değişmeden kalmaz. Uygulama esnasında sürekli değişimler planın tekrar düzenlenmesini zorunlu kılar. Projeler operasyonlara göre farklılık içerdiğinden proje yöneticilerinin yetkinlikleri de de operasyon yöneticilerine göre farklı olmalıdır. Projeler bir şirketin kaynaklarının çoğunu bağladığı ve şirketi ileriye hızla götürecek olan iddialı faaliyetler olabilir. Bu sebeple özellikle İnsan Kaynakları Yönetimi açısından bir proje yöneticisinin seçim kriterleri önem arzetmektedir. İnsan Kaynakları Yöneticileri projeler ve projeleri yönetmek için yöneticilerin hangi nitelikte olması gerektiği konusunda bilgi sahibi olmak durumundadır. Proje yöneticisi en başta iyi bir planlamacı ve dikkatli bir denetimci olmak durumundadır. Uygulama esnasında yapılan işlerin plana uygun gitmediğinin sürekli takibi gerekmektedir. İK yöneticisi öncelikle işletmede yapılan projeleri gözlemeli veya yapılması planlanan projelerin özelliklerini tanımlamalıdır. Gözlemler aşağıdaki kriterler gözönüne alınarak bilgi toplanabilir. 
 
Şirketteki projelerde planlama ihtiyacı ne boyuttadır?
 
Planlama için yazılım kullanılmasını gerektiren projeler mi yapılmaktadır?
 
Proje ekibindeki çalışanlar farklı bölümlerden kişilerden mi oluşmaktadır?
 
Genellikle proje yöneticine verilen yetkiler ve sorumluluklar nelerdir?
 
Şirketteki projelerin yöneticileri hangi kıstaslara göre seçilmektedir? 
 
Projelerde yönetim ve organizasyon yapısı nasıl oluşturulmaktadır? Raporlama
ilşkileri tanımlanabilir mi?
 
Proje yöneticilerinin yaptıkları işlerle ilgili tecrübeleri eğitimleri nelerdir?
 
Proje yöneticilerinin proje performanslarına ilişkin bilgiler var mıdır?
 
Projelerde çalışan ekip üyelerinin proje performanslarına ilişkin bilgiler var mıdır?
 
 Projelerde bir proje yönetim yöntemi kullanılmakta mıdır?
 Bu soruların cevapları şirkette halihazırda yürütülen projelerdeki yönetim yapısını ve proje yöneticilerinin profilini ortaya çıkaracaktır. Bu bilgilerden hareketle ilk adımda İK yöneticisi şirkette projelerin yönetiminde güçlü ve zayıf yönleri ortaya koyacaktır. Daha sonra yapılması gereken bir proje yöneticisinde genel olarak nelerin beklendiğinin belirlenmesidir. Projelere özgü olarak bir yöneticide aranması gereken yönetimsel özellikler aşağıda açıklanmıştır.
 
Proje Yöneticilerinin Genel Yönetim Becerileri:
 
1. Liderlik yeteneği: Her yöneticide olması gereken bu beceri projelere uygulandığında proje yönünün belirlenmesi ve kişilerin bu yönde harekete geçirilerek sürekli motive olacak şekilde çalışmasının sağlanması olarak açıklanabilir.
 
2. İletişim yeteneği: Özellikle projelerde üretilen proje bilgilerinin farklı ihtiyaçları olan proje taraflarına en uygun ve en doğru biçimde nasıl aktarılacağı yetisi.
 
3. Müzakere yeteneği: Proje ekibini kurarken şirket içinde diğer yöneticilerle en iyi kaynağı projeye dahil etmek için yapılan müzakereler ve projeye ilişkin konularda müşteri ve şirket üstyönetimiyle uzlaşma, anlaşma için müzakere yeteneği
 
4. Problem çözme: Herhangi bir sorunun çözümü için alternatiflerin ortaya çıkarılması ve aralarından en uygununun seçilmesi.
 
Bu genel yönetim becerilerinin yanısıra projelerde kullanılan bilgi alanlarının proje yöneticileri tarafından iyi bilinmesi gerekmektedir. Bu bilgi alanlarında yöneticilerin yetkin olup olmadığının çok kesin bir yanıtı vardır. Dünya çapında kabul görmüş PMP® sertifikası sahibi olmak! PMP® (Project Management Professional®) merkezi ABD’de olan ve dünyanın önde gelen proje uzmanlığı organizasyonu PMI®’ın (Project Management Institute®) düzenlediği sınavdır. Bu sınav proje yöneticisinin planlama, yürütme, kontrol yeteneklerini sorularla sınamaktadır. Özellikle ABD’de proje yöneticilerinin hemen hepsinde bu sertifikasyon aranmaktadır. Ülkemizde de yurtdışı firmalarla yapılan projeler ve şirketlerimizn yaptığı işlerin boyutu arttıkça proje yöneticilerinde PMP® sertifikasyonu daha fazla aranır hale gelecektir. İK yöneticileri PMP® sahibi olan bir Proje Yöneticisinin en azından proje yönetim bilgisinin tam olduğundan emin olabilirler. 
 
İK Yöneticisi, şirketindeki projeleri gözleyip bu projelere ilişkin saptamalarını yaptıktan sonra elde ettiği bilgileri proje yöneticinde olması gereken becerilerle karşılaştırmalıdır. Bu durumda mevcut proje yöneticilerinin eksiklikleri, geliştirilmesi gereken yönleri ortaya çıkacaktır.
 
İK Yöneticisi, şirketini proje yönetimi açısından sorgulamak için kullandığı soruları bir proje yöneticisiyle yaptığı işe giriş görüşmesinde de kullanabilir? Bu sorulara verilen cevaplar adayların yaptıkları tip projelerin anlaşılması, bu projelerin şirkete uygunluğunun ve adayın proje yönetici olarak profilinin ortaya çıkarılmasında önemli rol oynayabilir. İK Yöneticilerinin farklı bir niteliği olan proje tipi işlerde uygun adayları bulmak için hangi yöntemleri kullanabileceği yukarıda özetle aktarılmıştır. Sonuç olarak şirketler için stratejik önemi olan projelerin, yöneticilerinin İK tarafından seçiminin de stratejik bir karar olduğu söylenebilir. Dolayısıyla bu stratejik kararı almak için ne yapılması gerektiği bilgisi İK yöneticilerinde olmalıdır.