"Hayatımız Proje"

İletişim Planlama »

Yapılan araştırmalar iletişimin projelerde %80 oranında başarıyı etkilediğini ortaya koymuş. İletişim planlama proje yöneticisinin üzerinde düşünmesi gereken en önemli konulardan biridir. Üretilecek bilgilerin zamanında, doğru kişiye, bir bütünlük içinde aktarılması için yapılacak hazırlık çalışmalarına iletişim planlama adı verilir.Proje Yöneticisi bütün proje taraflarının gerektiği biçimde bilgilendirilmesinden sorumlu olacaktır.

İletişim Planlama
Bilgi aktarılacak proje tarafları belirlendikten sonra bu kişilerin ihtiyaç duyacakları bilgilerin neler olduğu, bu bilgilerin nasıl ve ne biçimde kendilerine ulaştırılacağına karar verilmelidir.

Gerekli Sorular:

Proje Tarafları(stakeholder) kimler?
Proje taraflarının hangi bilgilere ihtiyacı var?
Ne sıklıkta bilgiye ihtiyaçları var?
Bilgileri kim(ler) üretecek?
Bilgileri özetleme, ayıklama, biçimlendirme nasıl olmalı?
Bilginin sunum şekli nasıl olmalı?
Bilgiler nasıl arşivlenir?

İletişim Planlamada kullanılan en önemli teknik; Stakeholder Analysis (Proje Taraflarının Analizi) olarak geçmektedir.
Bu çalışmada projeye dahil olacak her kişi veya kurum tek tek ele alınarak, kurulacak iletişim yöntemi belirlenir. Bu noktada günümüzde teknolojinin büyük imkanlar sunduğu açıktır. Kullanılan yazılımlar ve internet sayesinde iletişim yönetimi kolaylaşmaktadır. Yazılımlarda yer alan bazı özellikler projenin ilerlemesinde herhangi bir gecikme veya maliyet yükselmesi gibi gelişmeleri anında proje sponsoruna, üst yönetime veya müşteriye e-mail yoluyla bldirebilmektedir. Bu özellik yazılımlarda Escalation Modülü olarak bilinmektedir.

Bu sistemlerin doğru ve etkin çalışabilmesi için projenin başlangıcında bütün proje tarafları biraraya gelmeli ve proje uygulaması esnasında ne tür bilgilerin kimlere aktarılcağı iletişim planlama çerçevesinde açık açık tanımlanmalıdır.

PLANLAMA VE UYGULAMA ESNASINDA BİLGİ PAYLAŞIMI
Proje Başlangıcında yapılan toplantı (kick-off meeting) bilgi paylaşımı açısından çok etkili bir araçtır.

• Takım üyelerinin birbirini tanıması sağlanır,
• Çalışma grupları ve iletişim kanalları kurulur,
• Takımın ortak hedefleri konuşulur ve mutabakat sağlanır,
• Projenin mevcut durumu tartışılır,
• Riskler konusunda tartışılır,
• Bireylere ve alt gruplara sorumlulu ve yetki aktarılır.

İletişimde 5 Araç
1- Konuşma (encoding),
2- Yazma (encoding),
3- Dinleme (decoding),
4- Okuma (decoding),
5- Düşünme/Sebep-Sonuç İlişkisi Kurma (encoding/decoding).

İletişim Bariyerleri
1- İletişim içinde olanların arasındaki fiziksel mesafe bilginin yanlış veya eksik aktarılmasına sebep olabilir
2- Teknik konulardaki terminoloji hataları yanlış anlamalara sebebi olabilir
3- Ortamdaki gürültü yanlış anlamalara sebep verebilir
4- Kültürel farklılıklardan kaynaklanan yanlış/eksik anlamalar sorun olabilir

PY'e öneriler: Takımın Etkin İletişim Sağlayabilmesi için;

1- Etkin iletişim kurucu siz olun
2- İletişimin hızlanması için ekibinizi tetikleyin
3- İletişimden kaynaklanan hataları ekibinizle açık açık paylaşın
4- İletişimi sekteye uğratmaya çalışanları (bilgi aktarmayanları) işlerinde iyi olsalar da uyarın, gerekirse
takımdan ayırın
5- Verimli toplantılara önem verin
6- Mümkün olduğunca sık biraraya gelerek, projenin ilerlemesiyle ilgili gelişmeleri proje takımına aktarın
7- Proje bilgilerinizi kişilerle paylaşmak için teknolojiden mümkün olduğunca çok faydalanın.