"Hayatımız Proje"

Overallocation (Kaynakların Fazla Yükleme) Problemlerinin Çözümü »

Microsoft Project programı kullanarak projenizde fiilen çalışacak takım üyelerini aktivitelere atadınız. Atama çalışması bittikten sonra MS Project'ten Kritik Yolla (CPM) ilgili bilgileri de aldınız. Böylece hangi aktivitelerinizde kayma yapılabilir, hangileri zamanında başlamalı ve bitmeli sorularına cevap buldunuz. Son olarak da, kaynaklarınızın durumunu incelemeye karar verdiniz. Baktınız ki bazı kaynaklarınızın rengi siyah, bazılarının ki kırmızı!!!

Bu görünüm kaynaklarınızın fazla yüklendiği anlamına gelir. Fazla iş yüklenmiş kaynaklarımızı mutlaka kurtarmalıyız, aksi takdirde projemiz şu anda gözüken sürede ve bütçede bitmeme ihtimali yüksektir.

Çözüm yöntemleri için bir metot geliştirelim:

1- Aktivitelerin kaydırılması: Böyle bir problemde ilk yapılması gereken işlem aktiviteleri kaydırarak, fazla yüklenme problemini çözmeye çalışmaktır. Proje Süresi uzar mı? Uzamayabilir. Bu aşamada projenizin Kritik yolundan faydalanmanız gerekecektir. Eğer kaynağınıza yüklediğiniz işlerden bazıları kritik yolda değilse proje süresini uzatmadan kaynağınız fazla yüklenme problemini çözümleyebilirsiniz.

2- Boş kaynak kullanma: Eğer aktiviteleri kaydırarak problemi çözemediyseniz, o sırada boş olan kaynaklarınızı, fazla yüklenen kaynakla değiştirerek problemi çözmeye çalışabilrisiniz. Dikkat! Boş olan kaynak acaba o işi esas kaynağımız kadar iyi ve aynı sürede yapabilecek mi?

3- Fazla Mesai: Aktiviteleri kaydıramıyor ve boş kaynağınızda yoksa, fazla yüklenen kaynağa fazla mesai yaptımak da bir seçenektir. Fakat burada unutulmaması gereken en önemli konu: Fazla mesainin şirkete mutlaka ek bir maliyeti olduğu gerçeğidir.

4- Yeni Kaynak/Outsource: Yukarıdaki adımları uygulamanıza rağmen kaynak yüklenmesi halen devam ediyorsa yeni bir kaynağın işe alınması söz konusu olabilir. Eğer üst yönetim buna sıcak bakmıyor, yoğunluğun geçici bir süre olduğuna inanıyorsa bir diğer seçenekte işlerin bir bölümünü dış yüklenicilere yaptırmaktır. Bu aşamada maliyetler yükselecektir.

5- Aktivitelerinizi kaydıramıyorsunuz, boş kaynağınız yok, insanlar fazla mesaiden bıkmış ve yönetim de yeni kaynağa ve dış yaptırıma izin vermiyorsa, proje süresi uzayacaktır.

6- Aktivitelerinizi kaydıramıyorsunuz, boş kaynağınız yok, insanlar fazla mesaiden bıkmış ve yönetim de yeni kaynağa ve dış yaptırıma izin vermiyor ve hatta proje süresinin gecikmesini de istemiyorsa; iki seçenek daha vardır; Ya Proje Kalitesinden ödün verirsiniz ya da projenin kapsamını küçültürsünüz.

MS Project 2003 gibi yazılımlar sayesinde, yukarıdaki çözüm adımları alternatif planlar biçimde üst yönetimin onayına sunulmalıdır.