"Hayatımız Proje"

2000'li yıllarda Proje Yönetimi »

Giriş
 
Proje yönetimi 2000'li yıllarda nasıl olacaktır?
Bu soru “işler nasıl olacaktır?” ve “gelecekteki yaşam stilimiz ne olacaktır?” gibi sorulardan çok farklı değildir. Bazı spekülasyonlar bu soruların yanıtlanmasında yardımcıolmaktadır;
 
1-Mühendislik ve teknoloji ağırlıklı işlerin ağırlığı her beş yılda bir kendini katlayacaktır.
 
2-Bilgisayar teknolojisi her iki yılda bir kendini katlayacaktır.
 
3-Ürün-hayat çevrimleri kısalacaktır.
 
4-Daha kısa ürün geliştirme süresinde yeni ürün talebi artacaktır.
 
5-Yönetici ve idareciler daha hızlı stratejik karar almak için daha çok bilgiye ihtiyaç
duyacaklardır.
 
6-Bir çok yönetici, işten çok insana odaklanacaktır.
 
7-İdareciler, yıllık 10 milyon dolarlık iş hacmini yönetmekten 50 milyon dolarlik iş hacimlerini yönetmeye başlayacaklardır.
 
Yukarıdaki maddeler, gelecekteki iş yapma tarzımızdaki olası değişikliklere işaret ederken, geleceğin proje yöneticileri ile ilgili ipuçlarını da vermektedirler.
 
Organizasyonel Etkiler
 
Geleceğe ilişkin yorum yapabilmek, tutucu bakış açısı ile bile çok büyük bir hayal gücü gerektirir. Kar odaklı çalışan orta düzey yöneticiler üzerinde çok büyük değişiklikler olacaktır. Kar merkezlerinde, geleceğin yöneticilerinin ve idarecilerinin (kar odaklıçalışanlar) yetiştirilmesi için en uygun metod Proje Yönetimi gözükmektedir.
 
Kısa vadeli yaklaşımlar ve uzun vadeli gerçekleşmeler/etkiler nedeniyle temel iş prensiplerimizle ilgili ciddi revizyonlara ihtiyaç duyulmaktadır. İş hayatı ve hükümet birbirine zıt görüntüler sergilemekte, bu da verimliliğin azalmasına sebep olmaktadır. Teknoloji dünyayı küçültmekte ve bu suretle birçok operasyonel görevin eskimesine yol açmaktadır. Geçtiğimiz 20 yıldaki gibi bir büyüme olursa, teknolojik anlamda ana değişikliklerin olmasını beklemeliyiz. Proje Yönetimi, gerçekçi kar artışları sagladığının farkına varılmasıyla, geniş bir alanda kullanılacak ve onaylanacaktır.
 
Değişim yavaş olur ve otomasyona geçiş dirençle karşılaşırsa bir çok organizasyon 20 yy'ın eski yöntemlerine mecbur kalacaktır. Verimlilik artışı, sadece Proje Yönetiminin temel bileşenleri olan iç kaynakların paylaşımı ve yatay iş akışları ile gerçekleşecektir. Proje Yönetiminin organizasyonel biçimi, klasik organizasyona kıyasla daha kolay olduğundan gelecek 20 yıl içerisinde bir çok uluslararası firma buna geçecektir. Fonksiyonel uzman pozisyonları sadece organizasyonel hat bileşeni olarak kalacaklardır. Bir çok organizasyon, iç operasyon sayısını azaltacak ve tüm fonksiyonel disiplinleri matris yapıya dönüştürecektir.
 
Proje Yönetimi yapısı ve Proje Yöneticisi pozisyonu olgunlaşacak ve fazla maliyetleri düşürmek için Proje Yöneticisi ile üst yönetim arasındaki bürokrasi katmanları elimine edilecektir. Bu durum üst yönetim pozisyonlarının, Proje Yöneticisi pozisyonlarından gelen kişilerce olacagını göstermektedir. Çünkü, Proje Yöneticileri tüm firma operasyonlarında yer alırlarken, bu konuyu gözardı eden Fonksiyonel Yöneticiler ise sadece kendi birimlerinin operasyonlarına hakim kalmakla yetineceklerdir.
 
Proje Yönetimi, Ürün Yönetimine Karşı
 
Geleceğin organizasyonları, Proje Yönetimini anlamadan uygulamaya kalktıklarında operasyon prosedürlerine zarar vereceklerdir. Bu problemi çözmek için ise insan miktarını (dolaylı) yavasça arttıracaklardır. Bu konudaki düşünce tarzı (“eğer bu problemlere yeni kaynaklar atarsak onlar bunu halledeceklerdir” düşüncesi) çogu zaman, zayıf iletişim, güvensizlik, ve eforların yanlış kullanımı yüzünden başarısız olacaktır.
 
Bu problemleri çabuk çözme gerekliliği, yönetimin, verimliliği ve etkinliği arttıracak kalıcı iş güçleri ya da proje ekipleri kurmayı düşünmesini sağlar. İş gücü yönetiminde, başarının sürekliliği için yöneticiler tam zamanlı Proje Yönetimini benimseyeceklerdir. Firmaların, parça parça Proje Yönetimine girmeleri felaketlerle sonuçlanacaktır.
 
Proje Yönetimi ve Ürün Yönetimi aynı anlama gelecektir. Geleceğin firmaları pazara göre şekillenecek ve her pazar bölümü bir bölüm yöneticisi tarafından yönetilecektir. Ürün yöneticileri, sadece bir seviye altlarındaki proje ekibiyle çalışacaklardır. Proje ekibi, ürünün tüm operasyonundan sorumlu olacak ve üst yönetimle beraber planlamada yer alacaklardır. Ürün yöneticileri, operasyonlardan sorumlu yöneticilere rapor verecekler, Proje Yöneticileri ise pazarlamadan sorumlu yöneticilere rapor vereceklerdir.
 
Ürünler ve uygulamalar, daha çok teknik temelli olacak, geleceğin Proje Yöneticileri 25-35 yaşları arasında olacaktır. Bu Proje Yöneticileri üretim, tasarım, işleme ya da laboratuar eğitimlerinden geçmis olacaklardır. Etkin kişisel beceri ve iş bitirme yeteneği görülen kişiler Proje Yönetimi pozisyonlarına terfi ettirileceklerdir. Üst yöneticiler ya proje ekiplerinde yer alacaklar ya da idari proje ekibi gibi çalışarak, projelerin önceliklendirilmesi ve izlenmesi rolünü üstleneceklerdir.
 
Bilgisayarın Rolü
 
Bilgi-işlem yöneticileri için Proje Yönetimi bir yaşam tarzı olacaktır. 1970'lerden bu yana, çapraz fonksiyonel katılımlı karmaşık ve sistematik bilgisayar sistemlerine ilişkin çalışmalar Proje Yönetiminin gelişimini hızlandırmıştır.
 
Bilgisayar sistemlerinin başarı ile kurulmaları, fonksiyonel birimlerin işbirliğine bağlıdır. Beklenen sonuçlara ulaşılıp, ulaşılmadığını anlamak için ise bilgi alış verişi ihtiyacı doğmuştur. Veri işlemede Proje Yönetimi 2000'li yıllarda itici bir güç olacaktır. Çünkü, organizasyon bütünündeki birimler daha entegre olacaklardır.
 
Büyük ve karmaşık projeler, sosyal programları, enerji ve çevre programlarını içerecektir. 2000'li yıllarda finans, insan ve malzeme temelli kaynaklar daha da sınırlı bir hale gelecektir. Bunun anlamı, artacak kontroller, önceliklerin belirlenmesi, çabuk karar verme analizleri ve tüm proje kontrolünde artışlar olacaktır. Bilgisayarlar, tüm kontrol alanlarında özellikle kullanılacaklardır. Gelecekte, büyük köklü değişikliklerin olacağına ilişkin yeterli kanıt mevcuttur. Teknolojik atılımlar ve azalan maliyetlerle birlikte mikro işlemciler ve akıllı terminaller bu büyümenin mekanizmasini oluşturacaklardır.
 
Yazılım proje planlama modelleri çok daha fazla kullanılacaktır. Akla yatkın olan, Proje Yöneticilerinin evleri dışında daha çok çalışacakları olmasına rağmen bugünkü eğilim, klasik ve matris organizasyonun ortadan kalkacağı yönündedir. Bireyler ya da gruplar, evlerinden iletişim teknolojilerini kullanarak çalışabileceklerdir. Ne var ki, stratejik karar merkezi ve organizasyonel merkezler firma bünyesinde kalacaktır. Büyük projeleri bilgisayar bağlantıları kurarak bir arada izlemek mümkün olacaktır.
 
Bilgisayar, bir çok seviyede çalışanların yerine geçecektir. Genel müdür, donanım ve sistem personeli idari karar verme grubu olacaktır. Bu grup, Proje Yöneticilerinin yöneticisi olarak, proje planı temelinde iş-akış planını ve ana üretim planlarını uygulayıcılara ileteceklerdir.
 
Akıllı terminaller, proje kontrolünde artan bir role sahip olacaklardır. Ekranlardan dakika dakika maliyet kontrolü yapilabilecektir. Düzenleyici faaliyet ve ödünleşim (trade off) analizi anında yapılabilecektir. Stok kontrol problemleri tarihe karışacaktır. Proje Yöneticileri projelerini tümüyle görebilecek hatta ortak kullandıkları kaynakları diğer projelerde de izleyebileceklerdir.
 
İş Organizasyonlarına Etkisi
 
Bugünün kapitalist yarı müdahaleli yapısının devam edeceğini düşünürsek gelecekteki iş organizasyonlarının pazarlama ve üretim yeterliliği ile rekabet etmeyeceğini aksine yönetim kabiliyetlerinin ve teknolojik bilginin (know-how) önem kazanacağını söyleyebiliriz. Bu varsayım şuna dayanarak yapılmıştır; Operasyonel planlama, üretim, üretim kontrolü, yönetim ve hatta planlama otomatize olacaktır. Başarılı firmaları diğerlerinden ayıran özellik stratejik planlama yapması, uygun ürünleri geliştirmesi, hükümet müdahalelerinden daha az etkilenmesi ve ortamdan kaynaklanan değişikliklere doğru cevap geliştirebilmesi olacaktır.
 
Üst yönetim, iş operasyonlarına daha çok doğrudan katılacak ve bütünsel kontrolde bulunacaktır. Firma yazılımları, stratejik hedeflerin ve kisa vadeli amaçların eylem planlarına dönüşmesini sağlayacak ve gerçekleşmeleri de üst yönetime doğrudan raporlayacaklardır.
 
Proje Yöneticisinin Rolü
 
Yukarida açıklananlar, matris organizasyonun esnekliği ve Proje Yöneticisinin projeye ilişkin değişikliklere adaptasyon kabiliyeti varlığının sürecini gösterecektir. Tekrarlayan operasyonlarda otomasyon ve bilgi işlem teknikleri, teknolojinin yettiği oranda en etkin çözümü verecektir. Sadece, ilk ve tek olan projelerde, (örneğin AR-GE projeleri) Proje Yöneticisinin liderliğine ihtiyaç duyulacaktır.
 
Aşağıdaki Proje Yönetimi becerileri gelecekte önemli olacaktır:
 
1- Mevcut kaynak kısıtları ve performans gereksinimleri altında sonuç üretebilmek. Proje amaçlarına ve bunların nasıl başarılacağına ilişkin kesin planlamaya bütünsel bakış ile gerçekleşir.
 
2- Proje ekibini yönlendirmek için gerekli olan liderlik. Sonuçların raporlanması ve kontrolü ile ilgili geri besleme otomatik olacağından çok fazla uğraş gerektirmeyecektir.
 
3- İletişim, kaynaklar arasında ortaya çıkan çatışmaların çözümlenmesinde kullanılacaktır. Gelecekte bilgisayar - insan çatışmasının da çıkabileceği hayal edilebilir.
 
Geleceği Proje Yöneticisi bir tek projelerin operasyonel planlamasıyla ilgili olacaktır. Bilgisayar, her ne kadar gerçekçi katkıda da bulunsa da alternatiflerin tanımlanmasında, farklı ortamların tahmin edilip, testlerin yapılmasinda, amaçlara ulaşmak için operasyonel planın düzenlenmesinde, başarısız olabilir. Proje Yöneticisinin sistem bakışı, doğru alternatifleri seçmesine ve seçilmis eylem planının uygulanmasında proje ekibine liderlik edebilmesini sağlayacaktır.
 
Proje Yöneticisi Seçimi Ve Eğitimi
 
Gelecekte Proje Yöneticilerinin daha çok sorumluluk üstleneceklerini düşünürsek, eğitimlerini değerlendirmek önemli hala gelmektedir. Bu doğrultuda, personel kayıtları akademik başarılar, performans değerlendirme sonuçları, psikolojik testler ve kariyer geliştirme kayıtları Proje Yöneticilerinin seçiminde kullanılacaktır.
 
Formal eğitim, Proje Yöneticileri için iş hayatında tam anlamıyla bir ölçü olmamakta, değişen dünya koşullarına ayak uydurabilmek için kendilerini sürekli güncellemeleri gerekmektedir. Aldıkları formal eğitim disiplininin yanısıra, iletişim ve genel yönetim becerilerine, insan - makina - bilgisayar ilişkileri konusunda bilgiye, devlet kaynaklı kısıtlar hakkında bilgiye, politik kararların içeriklerini anlamaya, iş ekonomisine bütünsel bakmaya ve insan davranışını anlamaya gereksinim duyacaklardır.
 
Kariyer gelişimlerinin değişik noktalarında Proje Yöneticileri üst yönetimle sürekli bir ilişki içinde olacak, stratejik hedeflerin nasıl geliştirildiğini, bu hedeflerin nasıl proje amaçları haline getirildiğini ve proje sonuçlarının organizasyonu nasıl etkilediğini anlamaya çalışacaklardır.
 
Üniversiteler, lisans ve lisansüstü Proje Yönetimi eğitimleri vermeye başlayacaktır.
 
Performans Ölçümü
 
Güçlü bilgi sistemleri, uygun kontrol gelişimi, geri besleme ve rapor şablonları ile yönetsel performansların değerlendirilmesi oldukça tarafsız bir hale gelecektir. Performans değerlendirme, belirlenen amaçları temel alacak ve bu amaçlara göre performans ortamsal koşullar gözönünde tutularak değerlendirilecektir. Bugün, bir çok sistem sadece belirlenmiş performans amaçları ile gerçekleşen performansın karşılaştırılmasına dayanır. Bugünkü sistemler ya değerlendirmeyi etkileyecek ortamsal değişiklikleri göz ardı ederler ya ortamsal değişikliği abartırlar ya da performans standartlarını ayarlamada dış kısıtları kullanırlar. Bilgi sistemi veri tabanı (MIS) kullanımı, kesin analizi ve Proje Yöneticisi çalışma sonuçlarının daha iyi değerlendirilmesini sağlayacaktır.
 
Tam bilgi ve güçlü bilgisayar desteği olduğunda yönetsel performansın gerçekçi değerlendirilmesi “operasyonel planımızdan saparsak ne olur?” ya da “planımızı tam anlamıyla gerçekleştirirsek ne olur?” gibi sorulara cevap vermekle mümkün olacaktır. Üst yönetimin belirlediği stratejik hedeflerin kalitesi projenin amacının uygunluğunu gösterir. Geleceğin Proje Yöneticilerince yapılacak operasyonel planlamanın kalitesi projenin başarısını belirleyecektir.
 
Hükümet
 
Proje Yöneticisinin gelecekteki rolüne ilişkin analiz, çalışacağı ortamın analizi yapılmadan mümkün değildir. Muhtemelen hükümetin vatandaşlar üzerindeki etkisi artmaya devam edecek ve çevresel kanunların etkisi hızla artacaktır. Hükümet, yenilenemeyen kaynakların güçlendirilerek geri dönüşümünü sağlamaya çalışacaktır.
 
Sosyal Değişim
 
Üretim otomasyonunda ve iş gücü talebindeki artışla beraber işyerlerinden ayrılma yılginlığa sebep olacak, çalışma süreleri azalacak, var olandan daha çok bos vakit olacak, eğitim artacak, ve iş ile eğitimi birbirinden ayırmak zorlaşacaktır. Bilgi değişikliği çalışanların tek bir kariyere odaklanmalarını imkansız kılacak, bir çok kariyer beklentisi yaratacaktır. Esnek çalışma saatleri kavramı daha çok onaylanacaktır. İş gücü daha mobil hale gelecektir. Esnek saatlerden dolayı ise projede görev alan bireylerin motivasyonunda yükselme görülecektir.
 
Demogrofi
 
Köyden kente göç, kültürel ve eğitimsel farklılıklar devam ettiği sürece kalifiye olmayan çalışan sayısını arttıracaktır. Din, siyaset, spor, cinsiyet ve kültür, organizasyonlarda önemli rol oynayacaklardır. Bu farklılıklar, kalifiye personelin motivasyonunu bozabilecek bu da Proje Yöneticisinin görevini zor ve karmaşık bir hale getirecektir.
 
Fiziksel Kaynaklar
 
Organik kaynakların gelecekte tükenecekleri endişesi inorganik kaynaklara doğru yönelmeye yol açacaktır. Bir çok ülke, inorganik maddeleri (çinko, bakir vs.) reserve etmeye başlamışlardır. Ülkeler ellerindeki kaynakları birbirleriyle degişme yoluna gitmekte ya da OPEC benzeri karteller oluşturmaktadırlar. Proje Yöneticileri projeleri için gerekli kaynaklarla ilgili alternatifleri degerlendirmek ve geri dönüşümü mümkün kaynaklar kullanmaya yöneleceklerdir.
 
Pazarlar
 
Pazarın değişkenliği artmaktadır. Proje Yöneticisi değişikliklere karşı çabuk cevap verebilmenin yollarını aramalıdır. Proje ekibine verilen hedef ve amaçlar, proje sürecinde sürekli değişebilecektir. Böyle bir ortamda istatistik - olasılık önem kazanacaktır.
 
Firmalar sadece ulusal kalmayacak bunun da ötesine geçip, bir veya birden fazla ulusun oluşturduğu siyasi yapıların içine gireceklerdir. Böyle bir yapıda, Proje Yöneticisinin görevi zorlaşacak, karmaşık hale gelecek, farklı kültürden insanların koordinasyonu, bir çok lisan ve farklı yetenek seviyeleri ile uğraşmak zorunda kalacaktır.
 
Yaşam Biçimleri
Yaşam, hızlı değişim sonucu daha karmaşık hale gelecek, tek kariyer beklentisi yerine birden fazla kariyer beklentisine yönelim olacaktır. Bu da insanların aynı sektör içinde farklı iş yerlerinde çalışmalarından öte, farklı sektörlerde bile görev alma isteği ortaya çıkaracaktır.
 
Teknolojinin iş hayatına girişi uzmanlıkların sektörel özellilklere sahip olmasını gerektirmeyecek, bir mühendis her türlü üretim/hizmet sistemini Girdi-Süreç-Çıktı esasına dayanarak tasarlayip, yürütebilecektir.
 
Yazan: Savaş ŞAKAR