"Hayatımız Proje"

Çoklu Projelerin Yönetimi (Program Yönetimi) »

Eğitim ve danışmanlık yaptığım firmalarda karşılaştığım en önemli sorulardan bir tanesi de şudur: Şirket bünyesinde birden fazla yürüyen projelerin birarada yönetilmesinde/koordinasyonunda uygulanabilecek özel bir yöntem var mı?
 
Bu sorunun cevabının, Proje Yönetimi disiplini altında yattığını her zaman söylemişimdir.Proje Yönetimi disiplinin altındaki metodolojik yapılanmayı (tanımla - planla - uygula - kontrol et) tek bir projeye uygulamakla, birden fazla projeye uygulamak açısından teoride hicbir fark yoktur. (Fakat anlaşılan pratikte sorunlar bir hayli fazla)
 
Birden fazla projenin, sınırlı sayıda kaynakla eş zamanlı yürütülmesi ve üst yönetimin de her bir projeye ayrı ayrı önem veriyor olması, özellikle Proje Yöneticileri üzerinde ağır
baskı yaratır. Proje Yöneticileri ise bu baskıyı ortak kullandıkları proje ekibine yansıttıklarında, iş yeri, iş yeri olmaktan çıkar ve saatli bir bombaya dönüşebilir. Bütün bireyler üzerinde stres yükselmiş, iş amaçlı tartışmalar, bireysel çatışmalara dönmüş, ortak bir hedef güdülmediğinden grup sinerjisi yok olmuş ve motivasyon azalmış olabilir.
 
Yukarıdaki manzaranın ortaya çıkmasına sebep olan en önemli etkenin Üst Yönetim olduğu aslında bir gerçektir. Öncelikli projeleri, Proje Yöneticilerinin sorumluluklarını ve tabii ki yetkilerini tanımlamayan bir üst yönetimin yukaridaki manzarayla karşılaşması çok doğaldır. Fakat bu manzarayı pek görmezler. (Ama bence çözümü bilmedikleri için görmezlikten gelirler.) Halbuki bu problemle karşılaşan dünyada o kadar çok üst yönetici, proje yöneticisi ve proje takımı üyeleri var ki, bilim adamları bu konuyu bilimsel alanlarda
tartışma, yeni alternatifler yaratma ihtiyacı duymuşlardır.
 
Program Yönetimi, yukarıda dile getirdiğim sorunları alt edebilmek amacıyla literatüre giren Çoklu Projelerin Yönetimi sürecidir. Burada amaç, şirket bünyesinde gerçekleştirilecek olan projelerin bir merkezden (Program Yönetimi Ofisi - PMO)planlanması, kontrol edilmesi ve düzenli raporların üretilerek, tamamlanan projelerin de kapatılmasını sağlamaktır.
 
PMO, organizasyonel yapıda değişiklikler gerektirebilir. Özellikle proje yöneticilerinin bağlı olduğu ve koordine edildiği bir merkez oluşturulacaktır.
 
PMO'ya verilecek sorumlulukların ve yetkilerin arasında şunlar olabilir;
 
• Uygulamaya alınacak tüm projelerin tanımlama - planlama - uygulama - kontrol etme süreçlerindeki koordinasyonu sağlama,
 
• Yeni gelen bir projenin, mevcut projeler arasındaki önem seviyesini belirlemek, bu projenin var olan plana dahil olması gerektiğinde, bundan etkilenecek olan diğer projelerin etkilenme miktarlarını belirleme ve raporlama,
 
• Planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanım miktarlarının raporlanması (gerekirse müdahalesi),
 
• Projelerde yaşanan sorunların çözümü için alternatif yaratarak üst yönetime bildirme,
 
• Risk tanımlama, Satınalma, Kalite Yönetimi, İletişim Yönetimi gibi süreçlerin dökümanlarını üretme ve arşivleme.
 
PMO'lar proje planlama ve yönetme sorumluluğunu üstleneceklerinden, şirket bünyesinde devam eden projelerin hangi aşamada olduğu tek bir merkezden görülebilir. Takım üyelerinin ve hatta proje yöneticilerinin dahi planlama için fazla bir efor harcamalarına
gerek kalmaz.
 
PMO yapıları, sipariş üzerine çalışan üretim firmalarından, her an yeni ürün geliştirmek zorunda olan IT firmalarına kadar pek çok firmada veya departmanlarda uygulanabilir.
 
Yeni geliştirilen Proje Yönetimi yazılımları da (MS Project 2000/Central -MS Project 2002, Project Gateway gibi) firmada PMO yapısının varolduğu varsayımı üzerine hazırlanmıştır. Merkezi bir ofisten tüm insan, makine, malzeme ve para kaynağını değişen önceliklere göre yönlendirebilen yazılımlar, PMO'ları çoklu proje uygulayan firmalar için zorunlu hale getirmektedir.
 
Yazan: Gökrem TEKİR