"Hayatımız Proje"

Az ve Öz Bilgi »

 
Proje Yöneticilerinin en önemli görevlerinden bir tanesi de projeye taraf olan tüm katılımcıları (üst yönetimi, sponsoru, proje takımını, müşteriyi) iletişim ağının içinde tutmaktır. Günümüzde teknolojik gelişmeler iletişimin hızlanmasını sağladığından, projedeki tüm gelişmeler anlık olarak, tüm katılımcılara iletilebilir. Verimliliği ve etkinliği arttıracağını düşündüğümüz bu uygulama, tam ters etki de yapabilmektedir. Proje katılımcıları gelen bilgilerin, kendilerine gerekli olanlarını ayrıştırmak için bir hayli zaman harcamak zorunda kalabilirler.
 
Proje başlangıcında bilgi akış süreci iyi tanımlanabilirse, daha sonraları gereksiz bilginin aktarılması önlenmiş olur.
 
Bunun için bir imalat hattındaki üretim akış şemasının örnek olarak kullanılmasında da hiç bir sakınca yoktur. Nasıl bir hammadde tezgaha girer, belirli süreçlerden geçer ve fiziki ve/veya kimyasal değişiklikler göstererek son ürün halini alırsa, veriler de belirli süreçleri geçerek bilgi haline gelir.
 
Önemli olan, proje süreçlerinde yer alan kişilerin yapmakla yükümlü oldukları işlerde ihtiyaç duyacakları bilgilerin neler olduğunu belirlemektir. "İhtiyaç Duyacakları" terimi çok önemlidir. Kesinlikle, "ilgilenebilecekleri" veya "merak edebilecekleri" bilgiler doğrudan iletilmemeli, yalnızca arşivden ulaşma imkanı sunulmalıdır.
 
Planlama sürecinde iş akış diyagramları (Gantt Chart, PERT) hazırlandığı gibi, bilgi akış diyagramları da ortaya çıkarılmalıdır. Departmanların veya bireylerin yapacakları faaliyetler gözönüne alınarak, kendilerine gerekebilecek bilgilerin neler olduğu, bu bilgileri hangi kaynaklardan temin edecekleri ve işlerinin sonunda hangi bilgileri üreteceklerini belirleyip, bu yeni bilgilerin kimler için girdi olması gerektiğine karar verilmelidir.
 
Problemlerin amacına yönelik bilgilerin, doğru kişilere aktarılması, günümüzde verimliliği etkileyen faktörlerden biri haline gelmiştir. Bilgi bombardmanı, zaman kaybına, yanlış anlamalara ve hedeflerden sapmalara sebep olabilir. Hızlanan iletişim altyapısını disipline etmediğimiz taktirde, verimliliğin, beklentilerimizin altına düşmesi kesindir.
 
Proje Yönetimi disipliniyle birleştirilen döküman yönetimi yazılımları, Proje Yöneticilerine büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Proje süreç planlaması ile birlikte, yapılacak aktivitelerin başında, ortasında veya sonunda hangi dökümanların hazırlanması gerektiği ve bu dökümanların sırayla kimlere ulaştırılması gerektiği tanımlanarak, proje sürecine dahil edilebilmektedir.
 
Doğal olarak, yaratılan dökümanlar farklı kıstaslara göre arşivlenmekte ve yine yöneticinin tanımlayacağı kişilerin kullanımına sunulabilmektedir.
 
Yazan: Gökrem TEKİR