"Hayatımız Proje"

Proje Riski ve Doğru Tahminleme »

 
"Projeler Canlıdır! Tüm canlılar gibi onlar da ölmek istemezler!"
 
Eminim ne kadar çok proje biliyorsunuzdur; Başlangıçta 6 ayda bitireceğinizi öngördüğünüz fakat 2 belki de 3 senedir bir türlü bitmek bilmeyen projeler. Nice proje yöneticileri, nice insan, makina, malzeme kaynağı heba olup, gitmiştir, bu devasal canavarı yenmek uğruna. Ama o doymuyor, zaten kıt olan kaynaklarınızı yedikçe daha da yemek istiyordur.
 
Peki nedir yanlış giden? Neden öngörüleriniz veya tahminleriniz proje sürecine yansımadı?
 
Ha! Siz zaten biliyordunuz projenin 6 ayda bitmeyecegini, sırf üst yönetim 6 ayda bitecek dediği için proje süresi 6 ay kondu. Eylem planı da o 6 aya göre hazırlandı ama projenin içine girince bir çok bilinmeyenle karşılaşıldı; örneğin tedarikçilerin taahütlerine uymamaları veya proje ekibinizin projeye yeteri kadar zaman ayırmamaları veya araya giren başka işler, devamlı proje süresini ileriye doğru öteledi, degil mi?...
 
İşin daha kötü yanı; bütün bu proje gecikmelerinden dolayı proje yöneticisi olarak sizi ve ekibinizi sorumlu tuttular. Siz de inanmaya başladınız artık, projeyi başaramadığınıza, tüm gecikmelerin sorumluluğunu üstlenmeye. Böylece, bu canavar bir kelle daha almış oldu.
 
Canavar Bağırıyor:
- Sırada ki proje yöneticisi gelsin!
 
Veya yukarıdaki senaryoya biraz tersinden inceleyelim!
 
Üst yönetim, proje tamamlanma süresinin 6 ay olmasında ısrar etmişti. Siz ve ekibiniz, geçeli gündüzlü çaliştınız, çabaladınız. Sıcacık evinizde, eşinizle, çocuğunuzla geçireceğiniz saatlerinizi toplantı masalarında, bilgisayar başında veya gece vardiyalarında geçirdiniz. Ve sonra mutlu sona ulaştınız. 6 ay önce hedeflenen amaca ulaşmıştınız işte. Üst yönetime gerekli sunumları yaptınız, raporları ulaştırdınız. Aaa... yoksa proje sonunda kimse, size veya ekibinize küçücük bir "Teşekkür" veya "Bravo, güzel olmuş" diye bir kaç güzel söz söylemedi mi. Ama niye böyle bişey söylesinler ki, 6 ay boyunca maaşınızı düzenli olarak almadınız mı, hem o sizin işiniz, siz olmasaydınız başkası da yapardı o işleri.
 
Neden yukarıdaki senaryolar bugüne kadar tanıştığım pek çok proje yöneticisi tarafından dile getirildi, bilmiyorum. Acaba bu proje yöneticilerinin, üst yönetimleri ağız birliği mi yapmıştı? Biraz düşük bir ihtimal. Peki kültürel olabilir mi; yani yukarıdaki senaryolar yalnızca Türkiye'de mi yaşanıyor acaba? Hayır, hiç sanmıyorum, çünkü eğer öyle olsaydı, 1960 yıllarda proje uygulamalarını arttıran Amerikan şirketleri şu anda böyle problemleri yaşamıyorlar ve Amerika kaynaklı yayınlar da benzer senaryolar üzerine makaleler yayınlamıyor olurlardı. Fakat, incelediğim kadarıyla pek çok yabancı kaynak, halen projelerin tamamlanma sürelerinin öngörüsü üzerine ve bu öngörü esnasında proje yöneticileri ile üst yönetimler arasında yaşanan çatışmaların nasıl giderileceğini uzun uzun incelemekteler.
 
Üst yönetimle, proje yöneticileri (PY) arasında proje süresinin öngörüsü hakkında yaşanan çatışmaların temelinde pek çok sebep olabilir;
 
Örneğin: Üst yönetim bir proje öngörüsünde bulunurken, içinde bulunduğu rekabet şartlarını düşünecektir. Nitekim, piyasaya zamanında girebilmek ve pastadan daha fazla pay kapma isteği (ki cok doğaldır ve şirketin hayatının devamı için kaçınılmazdır) proje süresinin olabildiğince kısa tutulmasına sebep olabilir.
 
Veya üst yönetim, projenin teknik içeriği hakkında pek fazla birşey bilmemesine rağmen, imkansız denecek kadar kısa bir süre öngörmüş olabilir. Aslında burada hem üst yönetim hem de PY magdur durumdadır, çünkü projenin süresini PY'e sorsalar, belki de 6 aylık proje süresine 10 ay diyecektir. Karşılıklı güvensizlik durumlarında genelde geçerli olan uygulama "Pazarlık" usülü proje süresi tahminlemedir. "Kim ne koparırsa kar" felsefesinin en güzel örneği yaşanır, bu tip proje süresi belirleme yaklaşımında.
 
Yukarıdaki yöntemlere çoğunuzun aşına olduğunu ve iş hayatında karşılaştığınız durumlar olduğunu tahmin ediyorum. Bilimsel araçlardan yoksun bu proje süresi belirleme yaklaşımlarına yakında kahve, el veya tarot falı ile proje süresi tahminleme yöntemleri de eklenirse belki de fazla şaşırmamak gerek...
 
Şaka bir yana, proje sürelerinin tahminlenmesinde veya belirlenmesinde oldukça ciddi uygulamalar yabancı kaynaklarda pek çok kez yer almıştır. Ve dogru geliştirilebilen proje süresi tahminlerinin, projenin başarısızlık riskini azalttığını da biliyoruz.
 
Proje süresi tahminlemede oldukça etkili tekniklerden bir tanesi de Delphi Tekniği olarak adlandırılan ve temelinde oldukça yoğun istatistiksel hesapların olduğu bir tekniktir. Fakat bazı varsayımlar ile bu yoğun istatistik hesapları basite indirgenebilir ve pek cok PY tarafından kullanılabilir bir hale getirilebilir.
 
Tekniğin detaylarına baktığımızda metodolojik çalışma önem kazanmaktadır. Yani öncelikle doğru tanımlanmış bir proje tanımlama dökümanın yaratılması, daha sonra bu dökümanda tanımlanan hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken aktivitelerin İş Ayrışım Yapısına (WBS) göre disipline edilmesi ve bu aktiveteler üzerinde tahminlerin geliştirilmesi gerekmektedir. Bu tahminleme çalışmasının sonucunda ise Kritik Yol Analizi (CPM) veya PERT teknikleri ile proje süresi belirlenebilir. Böylece elle tutulur, gözle görülür veriler ışığında proje süresi ortaya çıkarılmış olacaktır.
 
Delphi Tekniği yaklaşımı, her hangi bir aktivitenin ne kadar sürede gerçekleşeceğini belirlemede tek bir kişinin karar vermesini engelleyen, tek bir değer tahminlemesine (nokta tahmini) rakiptir. Bu teknikte açıkca tanımlanmış işle ilgili süre tahmini yapabilecek kişilerden, farklı durumlar için tahminler alınması önerilmektedir.
 
Tekniği bir örnek üzerinde açmak gerekirse;
 
Ali KAPTAN, Proje Yöneticisi, kendi projesinde kullanması gereken bir parçanın üretim bölümünde ne kadar sürede yapılabileceğini bilmiyordu. Yaptığı kısa bir araştırma sonunda böyle bir parçanın önceden şirkette üretilmediğini ve bu parçanın emek yoğun olarak üretilmesi gerektiğini öğrendi.
 
Böyle durumlarda genelde PY'ler işi yapacak olan kişiye sorarak tek bir süre değeri almayı yeterli görebilirler.
 
Ali KAPTAN, bu işi yapacak olan Kalfa Ahmet'e bu işi ne kadar zamanda yapabileceğini sordu. Ahmet de araya girebilecek işleri, kendinin şu anki iş yoğunluğunu ve biraz da kendince düşündüğü risk paylarını gözönüne alarak böyle bir iş için gerekli olan süreyi Ali Bey'e söyledi. Ali Bey de bu sürenin çok uzun olduğunu biraz daha kısaltması gerektiğini söyleyerek, alışık olunan pazarlık usulü yöntemle süreyi belirlediler.
 
Yukarıda görüldüğü üzere, işi yapacak olan kişi genelde en kötü şartları, işi yaptıracak olansa en iyi sartları düşünerek, tek bir süre değerinde mutabık kalmaya çalışmaktalar.
 
"6 ay sonra"
Ali KAPTAN geçmişteki projesinde bazı süre hataları yapmıştı. Henüz bir hafta önce başlayan yeni projede de Proje Yöneticiliği görevi kendisine verilmişti. Şu anda eski projeden kazandığı deneyimlerle birlikte geçen hafta katıldığı "Proje Yönetimi Metodolojisi ve Uygulamaları" konulu eğitimde de Delphi Teknigi ile tahminleme yöntemi öğrenmişti. Artık hem deneyimini hem de metodolojik bilgilerini yeni projesinde kullanabilirdi.
 
Bu tekniğe göre, süresini kendi deneyimleriyle tahmin edemediği ve proje için oldukca önemli olan aktiviteleri öncelikle detaylı olarak tanımlaması gerekiyordu. Daha sonra işle ilgili bilgi sahibi olan, işin yapısını anlayabilecek kişileri seçecek ve onlara tanımlanmış olan bir işin ne kadar süreceğini üç farklı açıdan değerlendirmelerini isteyecekti.
 
Bu üç farklı durum; iyimser (herşey yolunda giderse), yaklaşık (normal şartlar altında), kötümser (herşey ters giderse) olarak tanımlanır.
 
Yukarıdakı esaslara göre, tahminde bulunacak kişilerin kimsenin yorumlarından etkilenmemiş olması yani tamamen bağımsız olmaları gerekmektedir.
 
Ali KAPTAN, yukarıdaki esaslara göre 5 kişilik bir tahminleyici grubu belirledi ve kendilerinden, açıkca tanımlanmış aktivite için farklı durumları gözönüne alarak, 3 tane değer vermelerini istedi.
 
Tahminleyicilerden gelen veriler şu şekilde oldu:
 
(Gün)
İyimser (a)
Yaklaşık (b)
Kötümser (c)
Tahmin 1
2
3
5
Tahmin 2
1
2
6
Tahmin 3
6
8
10
Tahmin 4
4
7
15
Tahmin 5
2
5
9
ORT
3
5
9
 
 
Gelen verilerden İyimser, Yaklaşık ve Kötümser değerlerin ortalaması alınmıştır.
 
Yukarıdaki tahmini değerler üzerinde bazı yorumalara gidilebilir. Örneğin;
 
3.Tahminleyicinin, işi yapacak olan kişiyi sevdiğini, bu yüzden işini rahat rahat yapması için geniş zaman bıraktığını, buna karşılık, 2.Tahminleyicinin işi yapacak olan kişiyi sevmediğini; yani subjektif yargılarınının işin süresi üzerinde etkili olabileceğini düsünebiliriz.
 
Delphi tekniği sayesinde tahminleyicilerin kişisel görüşlerinden kaynaklanan subjektif davranışlar da yok edilmektedir. Doğal olarak, bu teknikte olabildiğince çok veri toplanmasında fayda vardır.
 
Bu ortalama değerleri kullanarak da bir aralık tahminleme çalışması yapılabilir.
 
X, Ortalamaların Ortalaması olmak üzere;
X= (ORTa + 4*ORTb + ORTc) / 6
X= (3 + 4* 5 + 9) / 6
X= 32 / 6 = 5.3 gun
 
S, Standart Sapma olmak üzere;
 
S= (ORTc - ORTb) / 6
S= (9 - 3) / 6
S= 6 / 6 = 1
 
Sonuç olarak; bu aktivite 6+1 veya 6-1 gün arasında gerçekleşme olasılığı yüksektir.
 
5-7 gün arasında gerçekleşmesini bekleyeceğimiz gibi, işin 5 günde bitmesini isteyebilir fakat 7 günde bitse de bu durumu yadırgamamamız gerektiğini biliriz.
 
Yukarıdaki örnek oldukça basit olarak hazırlanmış olmakla birlikte, istatistik kitaplarında oldukca yoğun işlemlerle karşılaşılır.
 
Tabiki bir projede yüzlerce aktivite olduğunu düşündüğümüzde bu çalışmanın oldukca fazla zaman kaybettireceği açıktır. Fakat bu yöntemin tüm aktivitelere uygulanması yerine, riskli gözüken aktivitelerde veya önemli proje aşamaları için uygulanmasında büyük yararlar sağlanabilir.
 
Yapılacak daha yoğun istatistiksel çalışmalar sonucunda projelerin üç farklı durum için tamamlanma süreleri, aktivitelerin kritik yola girme olasılıkları gibi bilgilerin ortaya çıkarılabileceği gibi, PY için de alternatif planlar yaratılmış olacak ve proje sürecindeki gelişmeler dikkate alınarak, hangi önleyici veya düzeltici faaliyetlerin devreye girmesi gerektiğine karar verilecektir.
 
Yukarıda tanımlanan yöntem yalnızca bir araç olup, kesin doğru verilere ulaşmanızı sağlamayabilir. Fakat projelerde genelde dikkate alınmayan farklı durumların ele alınmasında yardımcı olacağı savunulmaktadır.
 
Delphi Tekniği ile ortaya atılan proje tamamlanma süresi öngörüleri, Microsoft Project yazılımı ile de tanımlanabilir ve raporlanabilir.
 
Yazan: Gökrem TEKİR