"Hayatımız Proje"

Teknolojiyle Gelişen Kontrol Sistemleri »

Günlük hayatta planladığımız işlerin doğruluk derecesini, planlara uygunluk kriterlerini sürekli olarak kontrol etmemiz gereklidir. Bu süreç, planlama adımının devamı niteliğindedir. Genellikle kontrol süreçleri, planlama süreçlerinden daha geniş bir zamana yayılmakta ve daha fazla efor harcanmasına sebep olmaktadır.
 
Planlamada gösterdiğimiz titizlik ne detayda olursa olsun, iyi donatılmış bir kontrol sistemi yoksa, planların pek bir anlamı olmayacaktır.
 
Kontrol kelimesi son yıllarda iş hayatımızda önemli bir yer tutmaya başladı. Özellikle de Kalite Kontrol - ISO 9000 uygulamalarında yeni yönetim tarzları olarak karşımıza çıkan bu araçlar, yöneticilere ve çalışanlara farklı bakış acıları sunmaya çalıştı. (Fakat ne yazik ki bu araclar, bazı firmalarca amaç olarak algılandı ve "Komşuda var, bizde niye yok" mantığı işledi)
 
Kalite Kontrol çalışmalarının hedeflerinden bir tanesi de doğal olarak, firmaya ait finansal veya işgücü açısından mevcut kaynakların, hangi faaliyetlere, ne kadar harcandığını izlemekti. Bu amaç doğrultusunda, işlere atanacak kaynakların, iş yapma yöntemleri talimatlara aktarılırken, diğer taraftan da işe atanacak kişiler tarafından düzenli olarak doldurulması gereken formlar tasarlandı. Alt kademe tarafından düzenli doldurulacak bu formlar, orta kademeye iletilecek, orta kademe, istatistiksel bazı analizler yapacak ve yorumlarla birlikte üst kademeye iletecekti.
 
Kelimelerle oldukca basit bir şekilde tanımlanan bu sistemlerin yaşatılmasında en cok karşılaşılan sorunların başında firma içinde giderek yoğunlaşan döküman trafiğinin oluşması ve bunun da burokrasiye arttırması, gelmektedir.
(Bazi firmalar ise alt kademeye, tanımlanan o formları bile doldurtmayı başaramadı"İnsanlar Kontrol Edilmek İstemiyorlardı")
 
Diğer bir yandan, şirket içinde düzenli olarak gerçekleştirilen faaliyetlerin standartlaştırılması ve bunların bir periyoda bağlanmasıyla, döküman trafiğinin büyük oranda azaltilabilmesi sözkonusu olmuştur. Ayrıca, şirketler içinde oldukca yaygın kullanılmaya başlanan internet ve intranet tabanlı özel döküman yönetimi yazılımları da iletişim hızının eskilere göre kat ve kat artırmıştır.
 
Şirketlerde var olan Kalite Kontrol dökümanları (formlar, talimatlar) genellikle standartlaştırılmış işler için çok faydalı olmaktadır. Şirkete yeni katılan bir üyenin gerekli talimatları okuyarak, hangi işi nasıl yapacağı, bunu kimlere rapor edeceği gibi bilgilerin adım adım anlatılması hem iş gücünü kaybını önler hem de yeni katılan kişinin şirket ortamına uyumunu kolaylaştırır.
 
Fakat proje bazlı çalışan şirketler veya şirket içinde sürekli olarak proje yönetimi süreclerine dahil olan kaynakların düzenli olarak kontrolü biraz daha zorlaşmaktadır. Yürütülen hemen hemen her projenin farklı hedeflerinin ve farklı içeriğinin olması, kontrol işlemlerinin de standart hale getirilmesi zora sokmaktadır.
 
Oluşturulan bir kontrol formunun bir başka projede aynen kullanılması belki de imkansız hale gelebilir.
 
Örnek olarak;
 
X Projesini firmanızın bir müşterisine yönelik başlatığınızı ve burada en önemli hedefinizin süre olduğu varsayalım. Böyle bir projede yöneticiler ağırlıklı olarak süresel gelişmeleri takip etmek isteyecektir. Doğal olarak da; gerçekleşme süreleri bilgilerinin toplanacağı formların önem kazanacağı ve hatta bu projede, planlar ile gerçekleşmeleri karşılaştıran rapor biçimlerinin daha anlamlı olacaği kesindir.
 
Şirket içinde süreçleri iyileşitrmeye yönelik başlatılacak bir Y Projesinde ise yöneticiler için kaynakların harcadıkları efor miktarları, bu projede gerçekleştirilen donanım yatırımının parasal büyüklüğü, eğitim ve danışmanlık maliyetleri gibi veriler önem kazanacak ve X Projesindekinden çok farklı formlara ve raporlara ihtiyaç duyulacaktır.
 
Yukarıdaki oldukça basit iki örnekten de görüldüğü üzere; proje yönetimi sürecinde oluşturulacak kontrol araçlarının tam bir standart yapıya kavuşturulması zor olacağı gibi gerekli veriyi oluşturamama konusunda sakıncalı durumlar da doğurabilir.
 
Proje Yönetiminde standart bir proje kontrol sisteminden ziyade, dinamik bir proje kontrol sistemi kurabilmek ve bu sistemi karşılaşılan farklı projelere adapte etmeye çalışmak, proje yönetiminin dinamik bir yönetim tarzı olması özelliğiyle de örtüşmektedir.
 
Dinamik kontrol araçlarının oluşturulması ve kullanılması günümüz teknolojisinde hızla kolaylaşmakta ve ucuzlamaktadır. Böylece projeler daha sık kontrol edilebilmekte, istenmeyen bir durum oluştuğunda hızlı bir biçimde düzeltici faaliyetler devreye alınabılmektedir.
 
Proje yönetimine yönelik özel olarak yazılmış bilgisayar programları, bundan 4 ya da 5 sene öncesine kadar, daha çok planlama sürecine yoğunlaşmaktaydı. Bugün aynı programların yeni versiyonları, proje yöneticisi ile proje kaynaklarını sürekli iletişimde tutabilme özelliğine sahipler. Internet tabanlı bu yazılımlar sayesinde, projelerin kaynakları dünyanın neresinde olursa olsun, proje yöneticisi tarafından kolayca görevlere atanabilyor ve proje yöneticisi tarafından da işlerin tamamlanma oranları düzenli olarak takip edilebiliyor.
 
Bu yazılımlar, projenin hedeflerine yönelik formları ve raporları oluşturmada proje yöneticisine yardımcı olduğu gibi kaynaklara da spesifik soruları yönelterek gerekli bilgiyi toplamaya yardımcı oluyor.
 
Veri toplamada vazgeçilmez araç olan bu formların bilgisayar ortamında bulunması oldukça kolaylık sağlasa dahi, dizüstü bir bilgisayara sahip olmayan bir kişinin tüm proje gelişmelerini anında proje yöneticisine iletmesinin zorlukları olabilir. Doldurulması gereken veri formları internette bir sitenin altında depolansa bile, ilgili kaynak bulunduğu ortamdan dolayı internetten mahrum ise önemli verileri zamanında proje yöneticisine gönderememe riski vardır.
 
Dizüstü bilgisayara sahip bir kişinin ise internete anında bağlanabilecek bir cep telefonu olduğunu varsayın. İşler çok daha kolaylaşacaktır. Hem gerekli formları yanında taşıyabilecek ve bunları proje yöneticisine düzenli olarak yollabilecek, hem de kendisine verilen yeni direktifleri hızlı bir biçimde ögrenebilecektir. Böylece hem kontrol mekanizması hızlı işlemiş olacak, hem de her hangi bir aksiliğe karşı gerekli önleyici ve düzeltici faaliyetler önceden belirlenebilecektir. Bu uygulamadaki en büyük dezavantajlardan bir tanesi, bütün proje kaynakları için dizüstü bilgisayarlarının satınalınması ve kaynaklarımızın da ortalama 2kg'lık bir ağırlığı sürekli yanlarında taşıyor olmalarıdır. Fakat, proje kontrol ve iletişim sürecinin çok hızlandığı gözden kaçmamalıdır.
 
Peki ya, kaynağımız yanında , yaklaşık 200gr. ağırlığında, bele takılarak taşınabilen bir El Bilgisayarı kullansa; istediği zaman (cep telefonunu ile) internete bağlansa, gerekli proje formlarını doldurup, proje yöneticisine gönderse, ihtiyacı olan proje raporlarını inceleyebilse ve kendisine gönderilen tüm maillere, ülke ve dünya haberlerine bu araç ile bir kac dakika da ulaşabilse ?...
 
Son olarak saydığımız ve internete bağlanmanın yani sıra tüm bilgisayar fonksiyonlarını yürütebilen küçük aletler yavaş yavaş hayatımıza giriyor. Tabiki proje yönetimi süreçlerine de. Fiyatları bir dizüstü bilgisayarının üçte biri fiyatına olan bu El Bilgisayarları (HandHeld) gelecekte vazgeçemeyeceğimiz araçlar olmaya aday. Özelliklerini kısaca tanıtmaya çalıştığım bu ürünü daha detaylı tanımak için http://www.palm.com sitesini ziyaret ederek bilgi edinebilirsiniz.
 
Proje yönetiminin kontrol süreçlerinde de etkin olarak kullanılacağı kesin olan bu küçük bilgisayarlar için geliştirilen ve şu anda en cok kullanılan yazılımın adi;
Project@Hand (Bkz. www.natara.com)
 
Bu yazılım sayesinde Microsoft Project programı ile yaptığınız bir proje planını PALM'inize aktarabilir ve projenizi ister aktivite listeleri (WBS'e uygun) şeklinde, ister Gantt Chart ortamında takip edebilirsiniz. Ayrıca pek çok filtreleme özelliğini de kullanabilirsiniz.
 
Yapılan bu öncü çalışmalar, gelecekte çok daha büyük ve detaylı çalışmaların habercisi niteliğinde gözüküyor. Kontrol sistemlerindeki bu büyük gelişmeler projelerin daha detaylı planlabilmesine imkan sağlayacak, bu da, daha önceleri göz arda edilen proje planlarının detaylarındaki riskleri, önceden görebilme ve önlem alabilme yeteneğini geliştirecektir. Doğal olarak, daha iyi bir kontrol sistemi, daha iyi ve daha doğru planları oluşturmamıza yardımcı olacaktır.
 
Yazan:Gökrem TEKİR