"Hayatımız Proje"

Outsource Edilen (Dışkaynak Kullanımı İle Gerçekleştirilen) Projeler İçin Kalite Güvence Kontrol Listesi

OUTSOURCE EDİLEN (DIŞKAYNAK KULLANIMI İLE GERÇEKLEŞTİRİLEN) PROJELER İÇİN KALİTE GÜVENCE KONTROL LİSTESİ
 
Çeviren:
Vedat KONYALI

16 Nisan 2004
İstanbul

Kaynak: Project Management Office STEP
Project Quality Assurance Checklist

OUTSOURCE EDİLEN PROJELER İÇİN KALİTE GÜVENCE KONTROL LİSTESİ
Outsource edilen projelerin, günlük proje yönetimi sorumluluklarıda outsource edilmiş
demektir. Projenin iyi gittiğine ve outsource firmasının beklentileri karşıladığına dair durumun geçerli kılınmasında firmanızın da belli bir dereceye kadar işin içinde olması gerekmektedir. Bu durum temel olarak esas alındığında outsource firmasının projenin durumu konusunda anlamlı ve proaktif geribildirim sağlamasını gerektirir. Dışkaynak kullanan tarafın, Dış Kaynak Kullanan kuruluşu olarak sizin, Outsource Firmasının projeyi gereği gibi yönettiği prensibi ile bütün proje yönetim süreçleri de dahil sizin rahat etmenizi de gerektirir.

Kalite Güvence, projeyi yönetmek ve teslimatları oluşturmak için kullanılan süreçlere ve aktivitelere karşılık gelir. Teslimatların oluşturulmasından sorumlu olmamanıza rağmen (kalite control), projenin yönetiminde ve teslimatların oluşturulmasında outsource firmasının uygun ve etkili süreçleri (kalite güvence) kullandığına dair kendinizi rahat hissetmek istersiniz.

Outsource edilen Projeler için oluşturulan Kalite Güvence Kontrol Listesi aşağıdaki unsurları doğrulayacak kriterleri kapsamalıdır:

• Projeye başlamadan önce yapılmış anlaşma(lar) proje gerçekleştirme dönemindeki ilişkiyi yönetecek bilgiyi içermelidir.

o Örneğin, eğer periyodik raporlama istiyorsanız, bunun Proje Tanımı / Tanımlama Dökümanı veya sözleşmede yeraldığından emin olmalısınız. Eğer ara teslimatların Uygunluk veya Kabul Edilebilirliğini geçerli kılmak istiyorsanız, tamlık ve doğruluk kriteri üzerinde proje başlamadan önce karşılıklı anlaşılmalıdır.

• Proje plana uygun olarak ilerliyor mu? Planda olan herhangi bir sapma projenin herhangi bir safhasında bilinebiliyor (haberdarmısınız)? Bu ve benzeri sorular önceden programlanmış toplantılarda (statü toplantıları), veya önceden kararlaştırılımış proje aşamaları / fazlarının (milestonelerinin) tetkikinde geçerli kılmanız gerekir.

• Artık Projenin, Proje Tanımı / Tanımlama Dökümanında ve sözleşmeye dayanarak sonuçlanmasını bekleyebilirsiniz.

Bu çalışmada sunulan Kontrol Listesi Dışkaynak Kullanılarak gerçekleştirilen projeler için sorulması gereken temel soruları ve nelere bakılması (nelerin aranması) gerektiğini kapsar. Projenizin kapsam ve türüne ve de Outsource kuruluşu ile yapılan sözleşmeye bağlı olarak ek sorular sorularak liste geliştirilmelidir. Eğer sözleşmede yeralan her iki taraftan birisi original sözleşmeye ek bir taahhüde girer veya ilave anlaşma yapar ise, anlaşılan konu ve taahhütler (kapsam) gerçekleşmelerinin proje süresince izlenebilmesi amacı ile kontrol listesine eklenmesi gerekir.

Notlar:

1. Kontrol Listesi proje önceden hazırlanmış ve outsource firması mutabık kalınmış ise topartalayıcı olur. Bu liste projeyi tanımlamada veya outsource firmasını toparlamakta kullanılmamalıdır.

2. Hazırlayacağınız Kontrol listesi IT geliştirme projelerinde olduğu gibi sizin projeyi outsource ettiğinizi varsayar. Kontrol listesini bir departman veya hizmeti outsource ettiğinizde kullanılamaz.

o Örneğin, eğer kendi yardım masası hizmetlerinizi outsource ediyor iseniz, bu Kontrol Listesini uygulayamazsınız.

3. Kontrol Listesi için temel varsayım, resmi bir sözleşmeyi takiben Proje Tanımı / Tanımlama Dökümanı’nın yaratılmış olduğudur (Şirketinizin Proje Tanımı / Tanımlama Dökümanı için belirlediği Proje Beratı-project Charter, Çalışma Beyanı – Statement of Work gibi farklı isimler olabilir). Eğer Planlama Dökümanı hazırlanmadı ve resmi olarak onaylanması ise, kontrol listesindeki bilginin sözleşmenin bir parçası olması gereklidir.
 
 
Proje Başlangıcı (Öncesi)
E / H
Proje Tanımı
Bir Proje Tanımı (veya benzeri döküman) firmanız veya outsource firması tarafından hazırlanmış mıdır? (Bakınız Proje Tanımı / Tanımlama Dökümanı)
 
Üretilecek her bir nihai teslimatın bir tanımını içererek, Proje Kapsamı açık bir şekilde tanımlanmış mıdır?
 
Kapsam dışındaki alanlar açıkça dökümante edilmiş midir?
 
Tamlık ve Doğruluk kriterlerini de içererek, teslimatların kalite seviyelerindeki beklentiler üzerinde anlaşma sağlanmış mıdır? (Bakınız Tamlık ve Doğruluk Kriterleri)
 
Bütün Proje Maliyetleri dökümante edilmiş ve üzerinde anlaşılmış mıdır?
 
Uygun termin tarihleri (deadlines) üzerinde anlaşılmış ve taahhüt edimiş midir?
 
Sistemler, kullanıcı, ve kod dökümanı teslimatlarin icine dahil edilmiş midir?
 
Eğitim ihtiyaçları teslimatlar olarak Kabul görmektemidir?
 
Bir Proje Tanımı / Tanımlama Dökümanı uygun paydaşlar, şirketiniz yöneticileri ve outsource firmanız tarafından yazılı döküman üzerinde onaylanmış mıdır?
 
Outsource Firması tarafından geniş kapsamlı bir proje planı hazırlanmış mıdır? (Şirketiniz bunu onaylanmak zorunda değildir. Sadece varlığından ve mantıklı olduğuna dair kendi içinizde mutabık kalın ve gerek görür iseniz onaylayın).
 
Proje Yönetim Prosedürleri
Outsource Firması problem, kapsam ve risk yönetimi konusunda net prosedürlere sahip midir?(Bakınız Proje Yönetim Prosedürleri)
 
Şirketiniz problem, kapsam ve risk yönetiminde rolünün ne olduğu konusunda net midir?
 
Outsource Firması bütün kaliteyi yönetme konusunda uygun bir sürece sahip midir? (Bakınız Proje Kalite Yönetimi)
 
Şirketiniz ve Outsource Firması proje süresince beklenen resmi iletişimin düzeyi ve sıklığı konusunda bir anlaşmaya varmış mıdır?
 
Satıcı (outsource Firması) şirketinizden hangi kaynakları talep ettiği ve bunları ne zaman istediğine (ihtiyacı olduğuna dair) net midir?
 
Devir prosedürleri oluşturulmuş ve üzerinde anlaşmaya varılmış mıdır?
 
Gelinen aşamayı ve kaydedilen ilerlemeyi değerlendirmek için ve projenin tamamlanması konusunda gidişatta aksama olmadığının doğrulanmasında bir dizi milestonelar (aşamalar) oluşturulmuş mudur?
 
Kontrat
Her iki tarafında üretilen teslimatlar, termin tarihleri (deadlines), ödeme takvimi, tamlık ve doğruluk kriterleri vs konusunda beklentileri dile getiren bir yazılı bir anlaşma var mı?
 
Sözleşmede gelecekte gerek duyulduğu taktirde anlaşmayı değiştirmek için bir süreç tanımlamış mıdır?
 
Sözleşme, kalite ile ilgili beklentilerin karşılanmaması veya termin tarihlerine (deadlines) uyulmaması /uyulamaması durumunda Outsource Firması için sonuçların ne olacağını belirlemekte midir?
 
Ara ödemeler bekleniyor ise, sözleşme bunların ne zaman yapılacağı, ve ara ödemelerin yapılması için hangi beklentilerin başarılması gerektiğine dair yeterince açık mıdır?
 
Sözleşme içerisinde uygun güvenlik ve gizlilik ifadelerine yerverilmiş midir?
 
Uygun Kod Sahipliği ve mülkiyet hakları sözleşmeye dahil edilmiş midir?
 
Sözleşme hukuk departmanı tarafından hazırlanmış, incelenmiş ve onaylanmış mıdır?
 
Sözleşme sponsorunuz, outsource firması, ve diğer uygun taraflaca resmi olarak onaylanmış mıdır?
 

“Hayır” cevabı verilen bütün sorular takip edilmeli ve izah edilmelidir. Bu genellikle bir endişe olduğuna dair işarettir. “Hayır” cevabı verilen soruların sayısı dahada fazlalaşır ise, projede daha fazla çıkması olası rahatsızlık / problem olacaktır. “Hayır” cevaplarının nedenin açıklanması, ve bu durumun çözümü konusunda ne yapılabileceğini outsource firması ile çalışın.

 

Proje Gerçekleştirme Sürecinde Cevaplanmasi Gereken Sorular
<< Proje Aşamalarında / Fazlarında Geçerli Kılınmalı >>
E / H
Proje Yönetimi
Satıcı (outsource firması) herhangi bir anda projenin nerede olması gerekirken nerede olduğunu izah edebiliyor mu? (Bakınız Proje Performans Planı ve Metrikleri )
 
Outsource firması problem, kapsam, risk, kalite vs. yönetimi konusunda kendi prosedürlerini uyguluyor mu?
 
Problemler zamanında çözülüyor mu?
 
Kapsam değişiklik talepleri yönetiliyor mu, ve sponsor resmi olarak değişiklikleri onaylıyor mu?
 
Riskler başarılı bir şekilde belirlenmekte ve yönetilmekte midir? (Bakınız Risk Planı)
 
Outsource Firması ile şirketiniz arasında iletişim anlaşıldığı / kararlaştırıldığı gibi mi gidiyor?
 
Sözleşme veya Proje Tanımı proje ile ilgili önemli bir değişiklik olduğunda bu değişikliği yansıtmak üzere güncelleniyor mu?
 
Şirketiniz projenin tamamlanması konusunda outsource firmasına yardımcı olacak hangi kaynakların gerekli olduğu konusunda net midir (anlamış mıdır)?
 
Teslimatlar
Proje Tanımı’nda ve sözleşmede belirtilen teslimatlar bu ana kadar tamamlanmış mıdır?
 
Proje Tanımında belirtilen gelecekdeki bütün teslimatlar zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanacak mıdır?
 
Outsource firması tarafından yapılan bütün teslimatlar, üzerinde anlaşma sağlanmış tamlık ve
doğruluk kriterlerine dayanarak (uygun) resmi olarak onaylanmış mıdır?
 
Kontrat
Eğer ara ödemeler bekleniyor ise, outsource firması bu noktaya kadar bütün gerekli işi – kararlaştırılmış kalite düzeyinde tamamlamış mıdır?
 
Projenin bu noktasına kadar sözleşmenin bütün şart ve koşulları beklennildiği gibi tatmin edilmiş midir?
 
Sözleşme veya Proje Tanımı projedeki herhangi bir önemli değişikliği yansıtmak üzere güncellenmekte midir?
 

“Hayır” cevabı verilen bütün sorular takip edilmeli ve izah edilmelidir. Bu genellikle bir endişe olduğuna dair işarettir. “Hayır” cevabı verilen soruların sayısı dahada fazlalaşır ise, projede daha fazla çıkması olası rahatsızlık / problem olacaktır. “Hayır” cevaplarının nedenin açıklanması, ve bu durumun çözümü konusunda ne yapılabileceğini outsource firması ile çalışın.

 

Proje Bitimi
E / H
Proje Tanımında ve Sözleşmede belirtilen teslimatlar Tamlık ve Doğruluk Kriterleri Dökümanında belirtildiği gibi tamamlanmış mıdır?
 
Bütün üzerinde anlaşılan teslimatlar resmi olarak onaylanmış ve Kabul edilmiş midir?
 
Bütün sözleşmeden doğan yükümlülükler yerine getirilmiş midir?
 
Önceki anlaşmalara dayalı olarak devir/teslim beklendiği gibi gerçekleşmiş midir?
 
Önceki anlaşmalara dayalı olarak eğitim beklendiği gibi gerçekleşmiştir?
 
Önceki anlaşmalara dayalı olarak dökümantasyon beklendiği gibi tamamlanmış ve devir edilmiş midir?
 
Ödemeler, Üzerinde anlaşılmış ara teslimatlların tamamlanmasına dayalı olarak outsource firmasına yapılmış mıdır?
 
Firmanız nihai ödemeyi yapmak ve sözleşmeyi kapatmak için hazır mıdır?
 
 
Artık Proje tamamlanmak ve kapatılmak için hazır olmalıdır. “Hayır” olarak cevaplanan bütün sorular nedeni araştırılarak, takip ve izah edilmelidir.