Bir proje yöneticisi tatile gitmiş ve döndüğünde paydaşlar arasında bir çatışma ile karşılaşmıştır. İki paydaşa göre, sorunlara Paydaş C neden olmaktadır. Paydaş C, son iki haftadır her gün ekibe e-posta göndererek ilerlemeyi kontrol etmiş ve yeni talimatlar vermiştir. Ekip e-postaları dikkate almamış ve çalışmaya devam etmiştir, ancak diğer paydaşlar, paydaş C'nin davranışlarından endişe duymaktadır.
Proje yöneticisinin ilk olarak ne yapması gerekir?
Bir Proje Yöneticisinin Tatilden Dönüşünde Karşılaştığı Çatışmayı Yönetme Yöntemleri
Bir proje yöneticisi olarak görevlerinizden biri, ekip üyeleri ve paydaşlar arasında uyumu sağlamak, iletişim kanallarını yönetmek ve proje hedeflerine ulaşmayı garanti altına almaktır.
Ancak bazen beklenmedik sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Özellikle bir tatilden döndüğünüzde ve işler sizin yokluğunuzda karmaşık bir hal aldığında, bir proje yöneticisi olarak çatışmayı çözmek için stratejik ve sistematik bir yaklaşım benimsemek zorunda kalırsınız.
Bu yazıda, bir proje yöneticisinin tatile gittiği süre içinde gelişen ve dönüşünde çözmesi gereken bir çatışmayı ele alıyoruz. Örnek olayımızda, bir paydaş (Paydaş C), her gün ekibe e-postalar göndererek ilerleme durumu hakkında bilgi istemiş ve talimatlar vermiştir. Ekip bu e-postaları dikkate almamış, diğer paydaşlar ise bu durumdan rahatsızlıklarını dile getirmiştir. Bu durumda proje yöneticisinin ilk adım olarak ne yapması gerektiğini ve bu tür çatışmaları nasıl etkili bir şekilde yönetebileceğini inceleyeceğiz.
Sorunu Anlamak: İlk Adım Olarak Araştırma
Herhangi bir çatışma durumunda atılacak ilk adım, durumu anlamak ve temel nedenlerini ortaya çıkarmaktır. Sorunun kök nedenini bilmeden, alınacak önlemler etkisiz veya geçici olabilir. Bu nedenle, proje yöneticisi aşağıdaki adımları izlemelidir:
1. E-postaların İçeriğini İncelemek: Paydaş C’nin ekibe gönderdiği e-postaların içeriği analiz edilmelidir. Bu e-postalar talimatlar, sorular veya ekip üzerindeki etkileri açısından değerlendirilebilir. E-postaların yapıcı mı yoksa karışıklık yaratıcı mı olduğu bu aşamada netleştirilmelidir.
2. Ekip Üyeleriyle Görüşmek: Ekibin, Paydaş C’nin e-postalarını neden dikkate almadığı anlaşılmalıdır. Bu durum, ekibin talimatları karışık bulmasından, Paydaş C’nin yetki sınırlarını aştığına inanmasından ya da başka önceliklere odaklanmalarından kaynaklanabilir.
3. Diğer Paydaşlarla Konuşmak: Paydaş C’nin davranışlarına dair endişelerini dile getiren diğer paydaşlarla görüşülmelidir. Bu görüşmeler, çatışmanın diğer paydaşlar üzerindeki etkisini ve Paydaş C’nin davranışlarına karşı alınması gereken önlemlerle ilgili ipuçları sağlayabilir.
Bu araştırma süreci, çatışmayı yüzeysel bir yaklaşımla çözmek yerine, kök nedenlerini ortaya çıkarmaya yardımcı olacaktır.
Paydaş C ile Özel Bir Görüşme Gerçekleştirmek
Araştırma tamamlandıktan sonra, Paydaş C ile özel bir görüşme yapmak, durumu ele almak için kritik bir adımdır. Bu görüşmenin amacı, Paydaş C’nin bakış açısını anlamak, endişelerini öğrenmek ve uygun sınırları belirlemektir.
1. Empatik ve Tarafsız Olmak: Görüşmede suçlayıcı bir dil kullanılmamalıdır. Bunun yerine, Paydaş C’ye eylemlerinin nedenlerini sormak ve perspektiflerini anlamaya çalışmak önemlidir.
2. Açık Sorular Sormak: Paydaş C’ye şu tür sorular yöneltilebilir:
• Ekibe her gün e-posta gönderme ihtiyacını neden hissettiniz?
• Projenin ilerlemesiyle ilgili sizi endişelendiren bir durum var mıydı?
• Talimatlarınızın ekip üzerindeki etkisini nasıl değerlendiriyorsunuz?
3. Rolleri ve Sorumlulukları Netleştirmek: Paydaş C’ye, projenin başlangıcında belirlenen roller ve sorumluluklar hatırlatılmalıdır. Proje yönetim süreçlerinde belirlenen protokoller ve ekip ile iletişim yolları açıklanmalıdır.
Bu görüşme, Paydaş C’nin neden olduğu karmaşanın olası sebeplerini anlamaya ve gelecekte benzer durumların önüne geçmeye yardımcı olur.
Toplu Bir Çözüm: Tüm Paydaşların ve Ekibin Katılımıyla Toplantı Düzenlemek
Paydaş C ile birebir görüşme gerçekleştirdikten sonra, tüm paydaşların ve ekibin katılımıyla bir toplantı düzenlenmelidir. Bu toplantının amacı, projenin ortak hedeflerini ve işleyiş kurallarını yeniden belirleyerek iletişim sorunlarını çözmektir.
1. Açık ve Yapıcı Bir Tartışma Ortamı Sağlamak: Tüm katılımcılar, endişelerini ve önerilerini özgürce dile getirebileceği bir ortamda bir araya getirilmelidir. Bu tür bir diyalog, çatışmanın arkasındaki yanlış anlamaları ortaya çıkarabilir.
2. Proje Süreçlerini Gözden Geçirmek: Proje yöneticisi, bu toplantıyı süreçleri hatırlatmak ve ihtiyaç varsa iyileştirmek için bir fırsat olarak kullanabilir. Örneğin:
• Paydaşların ekip ile iletişim sıklığını sınırlandırmak,
• Talimatların ekip liderine iletilmesini teşvik etmek,
• Güncellemelerin merkezi bir araç üzerinden yapılmasını sağlamak.
3. Yeni Protokoller Belirlemek: Toplantı sonunda, taraflar arasında yeni iletişim protokolleri veya talimat verme kuralları oluşturulabilir. Bu, gelecekteki karışıklıkları önlemeye yardımcı olur.
Bu yaklaşım, tüm tarafların aynı noktada buluşmasını ve projenin sorunsuz ilerlemesini sağlar.
Önleyici Tedbirler: Gelecekte Çatışmaları Nasıl Engellersiniz?
Bu tür bir çatışma bir kez çözüldükten sonra, gelecekte benzer durumların yaşanmasını önlemek için proaktif önlemler alınmalıdır. Proje yöneticisi, iletişim ve paydaş yönetimi süreçlerini güçlendirmek için şu adımları atabilir:
1. Düzenli Toplantılar Düzenlemek: Paydaşlarla düzenli olarak bir araya gelmek, endişelerin erken tespit edilmesine ve çözülmesine yardımcı olur. Böylece paydaşların ekibe doğrudan müdahale etme ihtiyacı azalır.
2. Belirgin Roller ve Sorumluluklar Tanımlamak: Proje başlangıcında her paydaşın ve ekip üyesinin rolü net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu, yanlış anlamaları en aza indirir.
3. Etkili İletişim Araçlarını Kullanmak: Güncellemeleri paylaşmak ve proje ilerlemesini izlemek için merkezi bir iletişim platformu kullanmak, bilgi akışını düzenler ve gereksiz müdahaleleri önler.
4. Eğitim ve Farkındalık Programları Düzenlemek: Paydaşlar ve ekip üyeleri arasında daha iyi bir işbirliği kültürü oluşturmak için iletişim ve çatışma yönetimi eğitimleri düzenlenebilir.
Paydaş C’yi Görmezden Gelmek Neden Bir Çözüm Değildir?
Bazı durumlarda, Paydaş C’nin davranışlarını görmezden gelmek cazip görünebilir. Ancak bu yaklaşım genellikle sorunu daha da kötüleştirir. Paydaş C’yi dışlamak, onların projeye katkı sağlama isteğini azaltabilir ve ilişkilerde geri dönülmez bir zarar oluşturabilir. Ayrıca, diğer paydaşların şikayetlerini göz ardı etmek, onların motivasyonunu olumsuz etkileyebilir ve ekibin moralini düşürebilir.
Bir proje yöneticisi olarak, göreviniz çatışmaları yönetmek ve taraflar arasında bir köprü oluşturmaktır. Bu nedenle, doğrudan iletişim ve işbirliği odaklı bir yaklaşım benimsemek daha sürdürülebilir sonuçlar sağlayacaktır.
Sonuç
Bir proje yöneticisi, tatilden döndüğünde ve bir çatışma ile karşılaştığında, bu durumu bir fırsat olarak görebilir. Çatışmayı çözmek için atılacak adımlar, yalnızca mevcut sorunu çözmekle kalmaz, aynı zamanda gelecekteki benzer durumların önlenmesine de katkı sağlar. Araştırma yaparak, birebir görüşmeler gerçekleştirerek ve açık toplantılar düzenleyerek, proje yöneticisi çatışmayı etkili bir şekilde ele alabilir.
Sorunlar karşısında sakin, sistematik ve işbirlikçi bir yaklaşım benimsemek, sadece çatışmaları çözmekle kalmaz, aynı zamanda proje başarısını ve ekip uyumunu da destekler. Bu adımları izleyerek, bir proje yöneticisi, karmaşık bir durumu başarıyla yönetebilir ve ekip ile paydaşlar arasında yeniden güven tesis edebilir.
Comments