Proje Başarısını Gölgeleyen Sessizlik: Üst Düzey Yöneticilerin İlgisizliği ve Sonuçları
- Gokrem Tekir
- 2 Nis
- 3 dakikada okunur
Proje yönetimi disiplininde başarıya ulaşmanın temel faktörlerinden biri, doğru paydaşların zamanında ve etkili bir şekilde sürece dahil edilmesidir. Bu bağlamda, özellikle üst düzey yöneticiler, yani genellikle proje sponsoru ya da kilit karar vericiler, projeye yön veren ve kritik kararların alınmasını sağlayan kişilerdir. Ancak ideal senaryolar her zaman gerçekleşmez. Bazı durumlarda, bu yöneticiler projeye yeterince zaman ayırmaz, gerekli ilgiyi göstermez veya sürecin kritik aşamalarında ortada görünmezler.
Bu yazıda, projeye yön vermesi gereken ancak projeye yeterince ilgi göstermeyen bir üst düzey yöneticinin yaratabileceği riskleri, bu durumun proje ekibi üzerindeki etkilerini ve bu durumla nasıl başa çıkılabileceğini inceleyeceğiz.
Durumun Tanımı
Projede ilerleme kaydedilmektedir, ekip belirlenen takvim doğrultusunda çalışmakta ve teknik çıktılar üretmektedir. Ancak projeye yön vermesi beklenen üst düzey yönetici (örneğin bir sponsor, bölüm başkanı veya stratejik karar verici), proje başlangıcında kısa bir onay vermiş ve ardından sürece neredeyse hiç dahil olmamıştır. Gerektiğinde karar almakta gecikmekte, toplantılara katılmamakta ya da sadece yüzeysel bir katılım göstermektedir.
Sonuç olarak, ekip yönsüzlük hissine kapılmakta, kararların gecikmesi nedeniyle teslimatlar aksamakta ve paydaşlar arasında güven erozyonu yaşanmaktadır.
Bu İlgisizlik Neden Tehlikelidir?
1. Karar Alma Süreçleri Aksar
Yönetici onayına ihtiyaç duyulan kritik kararların gecikmesi, tüm proje planını etkiler. Alternatif çözüm yolları değerlendirilemez ve bazı fırsatlar kaçırılabilir.
2. Proje Ekibi Motive Olmaz
Üst düzey yöneticinin projeye olan ilgisizliği, ekibin yaptığı işin kurumsal düzeyde değer görmediği algısını yaratır. Bu da moral bozukluğu ve verimlilikte düşüşe neden olabilir.
3. Paydaşların Güveni Zedelenir
Anahtar paydaşlar, liderlik eksikliği hissedebilir ve proje başarısı konusunda şüphe duymaya başlayabilir.
4. Stratejik Uyum Kaybolur
Sponsor ilgisiz olduğunda, projenin organizasyonel hedeflerle olan bağı zayıflar. Proje teknik olarak ilerliyor gibi görünse de, işin büyük resmiyle olan bağlantısı kopabilir.
Proje Yöneticisinin Rolü Bu Noktada Ne Olmalı?
Proje yöneticisi, bu karmaşık ve hassas durumu yönetirken hem stratejik düşünebilmeli hem de diplomatik bir iletişim dili kullanmalıdır. İşte atılabilecek kapsamlı adımlar:
1. Durumu Tanımla ve Belgele
Proje yöneticisi, yöneticinin katılım eksikliğinin proje üzerindeki etkilerini net şekilde analiz etmeli ve örneklerle belgelemedir.
• Hangi kararlar alınamadı?
• Hangi riskler yeterince değerlendirilmeden ertelendi?
• Geciken onaylar nedeniyle hangi teslimatlar sarktı?
Bu tür verilerle hazırlanan bir iç rapor, yöneticinin dikkatini çekmek için objektif ve ikna edici bir araç olabilir.
2. Proje Sponsoruyla Birebir Görüşme Yap
Konuyu e-posta üzerinden değil, yüz yüze ya da video konferans aracılığıyla görüşmek çok daha etkilidir. Görüşmede:
• Projeye olan katkısının kritik olduğu vurgulanmalı,
• İlgisizliğin teknik değil, stratejik sonuçlar doğurduğu anlatılmalı,
• Desteğinin ne şekilde (örneğin haftalık 15 dakikalık kontrol görüşmeleri) organize edilebileceği önerilmelidir.
Bu görüşmede suçlama değil, çözüm odaklı ve yapıcı bir dil tercih edilmelidir. Proje yöneticisinin amacı, yöneticinin ilgisini çekmek değil, onun etkili ve görünür destek sağlayan bir sponsor haline gelmesini sağlamaktır.
3. Alternatif Temsilci Atanmasını Teşvik Et
Sponsorun zaman ayıramaması durumunda, kendisinin yerine karar alma yetkisi olan bir temsilci (örneğin bir müdür yardımcısı veya PMO lideri) görevlendirilmesi önerilebilir. Bu kişi, hızlı karar alma mekanizmasını devrede tutarak projenin ilerlemesini sağlayabilir.
4. Görünürlüğü Artıran Basit Bilgilendirme Mekanizmaları Kur
Sponsorun efor göstermeden bilgiye ulaşabileceği bir yapı kurulmalıdır:
• 1 sayfalık haftalık özet raporlar (dashboard formatında),
• Kritik karar noktalarının vurgulandığı kısa bültenler,
• Gantt şeması üzerinde kırmızı/yellow flag gösterimi gibi görsel destekler.
Amaç, sponsoru detaylarla boğmadan bilgiye erişimini artırmaktır.
5. Yönetim Komitesini Dahil Et
Proje, yönetim komitesine düzenli raporlama yapıyorsa, bu komiteye durumu özetleyerek daha üst seviyeden destek alınabilir. Komite üyeleri, sponsorun görevini yerine getirmesi için dolaylı baskı unsuru oluşturabilir.
6. Paydaş Katılım Planını Güncelle ve Paylaş
PMBOK® Guide kapsamında tanımlanan Stakeholder Engagement Plan, sponsorun ilgisizliğini belgelemek ve diğer paydaşlara şeffaflık sağlamak için güncellenmelidir. Bu plan üzerinde sponsorun mevcut katılım seviyesi ile hedeflenen katılım seviyesi karşılaştırılabilir.
7. Ekibi Bilinçlendir ve Motive Et
Sponsor ilgisizliği, ekip üzerinde negatif etki yaratabilir. Bu nedenle proje yöneticisi, ekibe sürecin kontrol altında olduğunu, çözüm için gerekli adımların atıldığını anlatmalıdır. Ekip motivasyonu, liderliğin görünürlüğünden çok, güven verici iletişim ile sürdürülebilir.
8. Kapsam, Zaman ve Bütçe Yönetimine Özel Dikkat Göster
Sponsor desteği eksik olduğunda, özellikle kapsam değişikliklerinin kontrolü daha da zorlaşır. Proje yöneticisi, değişiklik taleplerine karşı daha temkinli, zaman çizelgesine karşı daha proaktif ve maliyet risklerine karşı daha tetikte olmalıdır.
9. Proje Sonrası Geribildirim Sürecini Güçlendir
Proje sona erdiğinde, “lessons learned” oturumunda sponsor ilgisizliğinin projeyi nasıl etkilediği de resmi şekilde belgelenmeli ve kurumun kurumsal hafızasına aktarılmalıdır. Böylece benzer durumların tekrar yaşanmasının önüne geçilebilir.
Kurum Kültürü ve Yapısal Önlemler
Bu tür sorunlar çoğu zaman bireysel olmaktan öte, kurumun proje yönetimi olgunluğu ile ilgilidir. Uzun vadede aşağıdaki adımlar değerlendirilebilir:
• Üst düzey yöneticilere proje sponsoru rolüne yönelik eğitim verilmesi
• Sponsorluk çerçevesinin yazılı olarak tanımlandığı bir “Sponsorluk Rehberi” oluşturulması
• PMO’nun (Proje Yönetim Ofisi) sponsorluk süreçlerini destekleyici roller üstlenmesi
• Kurum içi teşvik sistemlerinde sponsor performansının değerlendirme kriterlerine eklenmesi
Sonuç
Bir projenin başarısı, sadece ekiplerin teknik yeterliliğine değil, aynı zamanda stratejik yönlendirme ve organizasyonel destek düzeyine bağlıdır. İlgisiz ya da görünmeyen bir üst düzey yönetici, projeyi yönsüz bırakabilir ve belirsizlik yaratabilir. Proje yöneticisinin bu gibi durumlarda sergileyeceği proaktif, yapıcı ve diplomatik tutum, hem projenin rotasını koruyacak hem de paydaşların güvenini yeniden inşa edecektir.
Comments