Ürün is listesi (Product Backlog), çözümün bir parçası olarak teslim edilmesi gereken tüm öğeleri içerir ve genellikle özellikler, gereksinimler veya kullanıcı hikayelerinden oluşur. Bu öğeler müşteri veya iş için önem sırasına göre sıralanır. Bunu bir alışveriş kataloğu gibi düşünebilirsiniz; istediğiniz şeyleri daire içine alırsınız, ancak her şeyi kesinlikle satın alacağınıza veya tedarikçinin tüm isteklerinizi teslim edeceğine dair bir garanti yoktur.
Ürün iş listesi birkaç farklı biçimde tutulabilir, örneğin bir elektronik tablo, bir gereksinim yönetim aracı veya hatta fiziksel bir liste. Önemli olan, sürekli olarak bakımının yapılması ve gerektiğinde ayarlanmasıdır. İyi tanımlanmış bir ürün iş listesi, işin sorunsuz akışını sağlar ve iş değeri sırasına göre görevleri önceliklendirmeye yardımcı olur. Ayrıca, artık gerekli olmayan öğeleri tanımlayarak gereksiz işi ortadan kaldırmaya yardımcı olur.
Ürün iş listenizin iyi tanımlanmış olduğundan emin olmak için SMART kısaltmasından yararlanabilirsiniz:
S- Belirli (Specific) Ürün iş listesindeki her öğe belirli ve açık olmalıdır, nelerin başarılmak istendiğini ve neden önemli olduğunu açıklamalıdır. Örneğin, "Web sitesi kullanılabilirliğini artır" yerine "Web sitesinde bir satın alma işlemini 5'ten 3 adıma indirme" gibi daha belirli bir öğeyi listeleyebilirsiniz. Öğeniz ne kadar belirliyse, önemini ve önceliğini belirlemesi o kadar kolay olur.
M- Ölçülebilir (Measurable) İlerlemeyi takip etmek ve işleri önceliklendirmek için ürün iş listesindeki her öğe ölçülebilir olmalıdır. Bu, iş gereksinimlerini nicelendirebilmeniz ve tamamlamanın ne kadar zaman alacağını tahmin edebilmeniz gerektiği anlamına gelir. Örneğin, bir satın alma işleminin adım sayısını azaltmanın 2 hafta geliştirme süresi gerektireceğini tahmin edebilirsiniz. Her öğe için gereken zamanı tahmin ederek tamamlanma tarihini doğru bir şekilde öngörebilir ve daha bilinçli kararlar alabilirsiniz.
A- Ulaşılabilir (Achievable) Büyük düşünmek önemlidir, ancak ürün iş listesindeki her öğe, takımınızın ve kaynaklarınızın sınırları içinde gerçekleştirilebilir olmalıdır. Her öğenin gerçekçi olduğundan ve mevcut zaman ve kaynaklarla başarılabileceğinden emin olun. Gerçekçi olmayan hedefler, hayal kırıklığına ve sonuçta proje başarısızlığına yol açabilir.
R- İlgili (Relevant) Ürün iş listesine sadece projenin hedefleri ve amaçlarıyla ilgili olan öğeler dahil edilmelidir. Bu, her öğenin, projenin hedefleri ile uyumlu bir iş gereksinimi veya müşteri sorununa bağlı olması gerektiği anlamına gelir. Listeyi ilgili tutarak, takımınızın projenin hedefleriyle uyumlu görevler üzerinde çalıştığından emin olabilirsiniz.
T- Zaman Sınırlı (Time-bound) Son olarak, ürün iş listesindeki her öğe zaman sınırlı olmalı ve net bir bitiş tarihi veya hedef tamamlanma tarihi olmalıdır. Örneğin, web sitesi satın alma iyileştirme projesini önümüzdeki 3 ay içinde tamamlama hedefi belirleyebilirsiniz. Net tarihler belirleyerek takımınızı motive edebilir ve her öğenin zamanında tamamlanmasını sağlayabilirsiniz.
Bu kuralları takip ederek ve bir SMART ürün iş listesi oluşturarak projeleri başarıyla ilerleteceksiniz. Unutmayın, iyi tanımlanmış ürün iş listesi her başarılı projenin vazgeçilmez bir parçasıdır. Takımınızın projenin hedefleri ve amaçlarıyla uyumlu görevler üzerinde çalıştığından emin olmanızı sağlar.