Proje Yönetiminde Paydaşların Önemi

Bir projenin başarıya ulaşması için yalnızca teknik bilgi, güçlü bir ekip ya da iyi planlanmış süreçler yeterli değildir. Asıl fark yaratan unsur, paydaşların beklenti, ihtiyaç ve önceliklerinin doğru anlaşılması ve yönetilmesidir.

Bu videomuzda proje paydaşlarından bahsedeceğiz. Bir önceki videoda proje ekibini ele almıştık, şimdi de proje paydaşlarını nasıl daha etkin yönetebiliriz sorusuna cevap arayacağız.

Paydaşların Farklı Bakış Açıları

Her paydaş, projeden farklı biçimde etkilenir ve farklı bakış açılarına sahiptir.

Çoğu zaman bu beklentiler birbiriyle çelişebilir. Örneğin, üst yönetim maliyetlerin düşürülmesini isterken, son kullanıcılar daha işlevsel ve kullanıcı dostu bir ürün bekleyebilir.

Bir departman yöneticisi “bana iş getirmeyin de naparsanız yapın” diyebilir. Bir takım üyesi proje adını duyunca kariyer hayalleri kurmaya başlayabilir, bir başka takım üyesi ise “nereden çıktı bu proje, bir de bunu sardılar başımıza” diye çevresine serzenişte bulunuyor olabilir.

İşte, proje yöneticisinin görevi, tüm bu farklı bakış açılarını dengelemek ve ortak bir anlayış oluşturarak projeyi en doğru şekilde yönlendirmektir.

Bu arada, şunu da unutmayın lütfen: bir projede “Herkesi Memnun Etmek” gibi bir göreviniz yok, zaten bu imkansızdır. Ünlü filozof Şeyma Subaşı da kitabında “Herkesi mutlu edemezsiniz çünkü siz pizza değilsiniz” gibi bir söz söylemişti. Paydaş yönetimini anlatırken Şeyma Subaşı’dan alıntı yapacağım da hiç aklıma gelmezdi. Neyse… önemli olan akılda kalıcılık.

Paydaş İletişiminin Önemi

Paydaşların ihtiyaçlarının doğru anlaşılmaması, yanlış önceliklendirmeler ya da iletişim eksiklikleri, projenin sonunda başarısızlığa yol açabilir.

Bu nedenle proje yöneticisi, sürecin en başından itibaren paydaşlarla etkin iletişim kurmalı, onların beklentilerini netleştirmeli ve projeye katılımlarını sağlamalıdır.

Paydaşların Kimler Olduğunu Anlamak

Paydaş, projeyi etkileyebilecek ya da projeden etkilenecek kişi, grup ya da organizasyon olarak tanımlanır.

Proje ekibi, müşteriler, son kullanıcılar, iş ortakları, tedarikçiler ve kurum içindeki diğer departmanlar bu gruba dahildir.

Hatta daha geniş bir bakış açısıyla düşünüldüğünde, projeyle en ufak bağı olan herkes potansiyel bir paydaş sayılabilir.

Şimdi, size PMBOK’tan bir sayfa paylaşacağım ve oradan birkaç cümle okuyacağım.

Bu insan çeşitliliğini doğru görmek için paydaş haritaları veya paydaş analiz matrisleri gibi görsel araçlar oldukça faydalıdır. Bu araçlar, proje toplantılarında ve yönetim süreçlerinde projenin yönetim kademesinin ortak bir anlayış geliştirmesine yardımcı olur.

Paydaşların Belirlenmesi ve Yönetilmesi

Projenin erken safhalarında paydaşların doğru şekilde belirlenmesi, hem ihtiyaçlarının karşılanmasını hem de proje başarısına daha fazla katkıda bulunmalarını sağlar.

Bunun için:

• Paydaşların ilgi alanları, beklentileri ve projeye olası etkileri analiz edilmelidir.

• Hazırlanan paydaş listesi proje boyunca düzenli olarak güncellenmelidir.

• İş Gerekçesi (Business Case) ve Fayda Yönetim Planı (Benefits Management Plan) gibi dokümanlar, paydaş listelerinin hazırlanmasında önemli referans kaynaklarıdır.

• Ayrıca iletişim yönetim planı ve paydaş katılım planı hazırlanarak, kimlerle hangi sıklıkta, hangi yöntemlerle iletişim kurulacağı netleştirilmelidir.

Paydaş Yönetiminin Sürekliliği

Paydaş yönetimi bir defaya mahsus yapılan bir iş değil, proje boyunca devam eden dinamik bir süreçtir. Çünkü projeler ilerledikçe yeni paydaşlar ortaya çıkabilir, mevcut paydaşların öncelikleri değişebilir.

Bu nedenle:

• Paydaş listesi düzenli olarak gözden geçirilmeli ve güncellenmelidir.

• Değişiklik kayıtları, sorun kayıtları veya gereksinim belgeleri incelenerek yeni paydaşlar fark edilebilir.

• Önceki projelerden elde edilen paydaş listeleri ve şablonlar, yeni projelerde yol gösterici olabilir.

Etkin şekilde yönetilmeyen paydaşlar, projeyi yavaşlatabilir, yanlış anlaşılmalara neden olabilir ve maliyetleri artırabilir. Buna karşılık, sürece doğru şekilde dahil edilen paydaşlar, projeye hız ve değer katar.

Sonuç

Özetle, paydaşların doğru tanımlanması ve etkili bir şekilde yönetilmesi sadece bir proje yönetimi tekniği değil; projenin başarısını doğrudan etkileyen temel bir başarı faktörüdür.

Projenin her aşamasında paydaşların beklentilerini anlamak, düzenli analizler yapmak ve onları sürece dahil etmek, başarı şansını büyük ölçüde artırır.